INSTRUÇÃO NORMATIVA    10/SEA  -  de  13/7/2010

 

Orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autuação, expedição, tramitação e arquivamento de documentos e processos eletrônicos no Sistema de Gestão de Protocolo eletrônico - SGP-e.

 

 A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, órgão normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial, no uso das atribuições que lhe confere os artigos 28, inciso XII, 29, 30  e 57 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e alterações posteriores, e o disciplinamento do Decreto nº 3.585, de 07 de outubro de 2005 e considerando a necessidade de normatização das atividades referentes ao protocolo e autuação de documento  e processos, e ainda

Considerando a necessidade de buscar a celeridade e razoável duração do processo, nos termos do  art. 5º, LXXVIII, disposto na Constituição Federal;

 

Considerando a edição da Lei 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que trata do processo eletrônico e dá outras providências;

 

Considerando, ainda, a Lei 9.747, de 26 de novembro de 1994, que dispõe sobre a avaliação e destinação dos documentos da Administração Pública Estadual, e dá outras providências.

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

 

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

 

Art. 1º Esta Instrução Normativa visa estabelecer regras e procedimentos relativos ao uso do Sistema de Gestão de Protocolo eletrônico - SGP-e, orientando a Administração Pública Estadual quanto ao gerenciamento de documentos e processos físicos e eletrônicos.

 

Art. 2º É obrigatório o uso do SGP-e em todos os órgãos e entidades da Administração Pública Direta e Indireta.

 

Art. 3º A Diretoria de Imprensa Oficial,  Editoração e Publicação Oficial do estado de Santa Catarina, por meio da Gerência de Gestão Documental ficará responsável por administrar o SGP-e.

 

Art. 4º A Gerência de Gestão Documental é responsável pela administração e gerenciamento da tabela de assuntos do SGP-e, por meio do vocabulário controlado de palavras-chave migrados do Sistema de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado - SCTT.

 

Parágrafo único. As informações necessárias para a elaboração dos Planos de Classificação de Documentos, Temporalidade e Levantamento  dos Assuntos para o SGP-e serão fornecidas pelos representantes dos Sistemas Administrativos, quanto as atividade-meio, segundo rege o art. 30 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e pelos órgãos centrais quanto à atividade finalística, mediante instituição de comissões para este fim, de acordo com as  Instruções Normativas nº 06/2008 e nº 018/2008, da Secretaria de Estado da Administração e suas alterações posteriores.

 

Art. 5° Para fins desta Instrução Normativa, adotam-se as seguintes definições:

 

I - processo: é o conjunto de documentos reunidos em capa própria acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, seguindo tramitação, em que recebe pareceres, anexos e despachos. É todo documento interno ou externo, devidamente protocolado que pela natureza do assunto venha a ser objeto de decisão.

 

II - juntada: é a união de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência, podendo se dar por anexação ou apensação. Dar-se-á a juntada por anexação quando houver a união de um processo a outro definitivamente. A apensação, por seu turno, consiste na união provisória de dois ou mais processos para estudo, visando uniformidade de tratamento em matéria semelhante.

 

III - desapensação: é a separação de dois ou mais processos juntados por apensação.

 

IV - arquivamento: é a guarda e conservação de documentos de acordo com ordenações previamente estabelecidas, para fins de consulta e informação.

 

V - protocolo: é o setor da administração responsável pelo recebimento, registro, controle da tramitação e expedição de documentos, com vistas ao fornecimento de informações aos usuários internos e externos. Pode ser centralizado, quando um único setor desenvolve as atividades de protocolo do órgão, também chamado de protocolo central ou descentralizado, quando as atividades de protocolo são desenvolvidas por setores criados para este fim, junto às Diretorias dos órgãos, denominados de protocolos setoriais.

 

VI - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais.

 

VII - transmissão eletrônica: consiste em toda forma de comunicação através de redes locais ou à distância, preferencialmente a rede mundial de computadores.

 

IX - digitalização de documentos: processo de conversão de documentos físicos (em papel) para arquivos digitais.

 

X - documento digital: é o documento codificado em dígitos binários, produzido, tramitado, armazenado e visualizado por meio de sistemas computacionais.

 

XI - fluxo de trabalho: caminho que o processo ou documento percorre dentro de uma determinada atividade, de acordo com um conjunto de regras definidas.

 

XII - documento arquivístico: é um documento produzido e/ou recebido por uma pessoa  física ou jurídica no decorrer das suas atividades.

 

XIII- correspondência oficial: é o instrumento pelo qual o poder público se comunica formalmente com órgãos e servidores públicos, e com particulares.

 

Art.6º O SGP-e possibilitará, por intermédio da implementação de fluxos de trabalho preestabelecidos, a otimização e padronização das atividades cotidianas dos serviços, permitindo, para tal fim, a utilização de formulários eletrônicos.

 

Parágrafo único. Caberá a cada órgão definir e implementar os fluxos de trabalho e formulários eletrônicos adequados.

 

CAPÍTULO II

 

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

 

Art. 7º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades para os usuários:

 

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);

 

II - assinatura cadastrada pela Diretoria de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial, com fornecimento de login e senha para o usuário.

 

§ 1º A solicitação para o  cadastramento ou alteração de login e senha será realizada por meio de formulário eletrônico no Portal do SGP-e e enviado via fluxo eletrônico para análise do cadastro.

 

§ 2º O cadastramento de login e senha somente poderá ser realizado mediante o preenchimento do termo de responsabilidade, contendo qualificação do usuário, no qual será aposta sua assinatura, com data e hora do credenciamento no sistema, bem assim explicitadas as suas responsabilidades.

 

§ 3º Para cadastramento do interessado  no SGP-e é obrigatório a apresentação do CPF ou CNPJ.

 

Art. 8º  São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

 

I - o sigilo da senha cadastrada nos termos do art. 7º, inc. II, da presente Instrução;

 

II - a preparação dos documentos digitalizados e de seus anexos.

 

Parágrafo único. Os documentos devem ser apresentados no protocolo do órgão , nos casos em que se detectar a impossibilidade de digitalização.

 

CAPÍTULO III

 

DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS ELETRÔNICOS

 

Art. 9º. Será de preenchimento obrigatório para a protocolização de documento e processo os dados referentes aos números de Cadastro de Pessoa Física - CPF ou Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ, conforme o interessado.

 

Art. 10. Os documentos necessários para cadastramento de documento e processo eletrônicos e inclusão de peças durante a tramitação poderão ser entregues, pelos interessados, no protocolo do órgão, ou de quem faça às vezes, onde serão digitalizados, nas hipóteses de se verificar a impossibilidade de tal procedimento ser efetuado pelo usuário, certificando-se, nos termos do art. 7º, que se trata de cópia fiel,  e devolvidos ao interessado. Caso haja necessidade legal, o documento deverá ser arquivado no setor de competência, e após a conclusão do processo, ser arquivado no arquivo intermediário do órgão .

 

Art. 11. Os requerimentos, formulários, pareceres, despachos e decisões, e qualquer informação em geral, acompanhadas ou não de documentos, serão juntados aos processos administrativos eletrônico apenas no formato PDF (Portable Document Format).

 

Parágrafo único. A visualização das peças será realizada no SGP-e na sequência das suas inserções.

 

Art. 12. Após o registro do documento ou a autuação do processo no SGP-e, o sistema fornecerá o respectivo número de protocolo.

 

Parágrafo único. Os órgãos onde o SGP-e já for implantado poderão fornecer, segundo disposto em lei, os documentos no modo eletrônico, certificando-se, nos termos do art. 7º, que se trata de cópia fiel do que consta em seu banco de dados.

 

Art.13. Considera-se praticado o ato eletrônico no dia e hora de sua juntada ao processo, valendo como data de realização do ato quando de sua entrega no protocolo ou unidade administrativa que se encontrar o processo.

 

Art.14. Para efeitos de numeração de páginas no processo a capa e a contracapa devem ser contabilizadas, contendo em cada volume termo de encerramento e termo de abertura.

 

§1º Recomenda-se que cada volume contenha 200 (duzentas) folhas.

 

§ 2º O 1º (primeiro) volume do processo deve conter um documento de autuação e um termo de encerramento, e a partir do 2º (segundo) volume, termo de abertura e de encerramento.

 

§ 3º A numeração das páginas, no caso do documento e processo físicos, deverá ser colocada pelo setorial, seccional ou unidade administrativa descentralizada responsável pela elaboração do documento.

 

Art. 15. Recomenda-se que toda  peça a ser protocolada seja registrada no SGP-e como "Documento". Conforme a natureza do assunto, o setor de competência definirá se a referida peça deva ser autuada como processo.

 

CAPÍTULO IV

 

DA MATERIALIZAÇÃO DOS PROCESSOS ELETRÔNICOS

 

Art.16. A materialização consiste na impressão em meio físico de processo eletrônico quando houve necessidade dele tramitar em órgão que não seja integrado ao SGP-e.

 

Art.17. Efetivada a materialização, proceder-se-á a conferência do documento ou processo impresso, certificando-se  a sua autenticidade, comprovando-a mediante carimbo de autuação e assinatura do funcionário responsável pela protocolização.

 

Art.18. O responsável pela protocolização poderá fornecer, segundo disposto em lei, os documentos no modo eletrônico, certificando-os que são fidedignos em conformidade ao que consta em seu banco de dados, por meio da assinatura digital.

CAPÍTULO V

 

DOS PROCESSOS SIGILOSOS

 

Art. 19. Nas hipóteses legais em que houver necessidade de se tramitar o processo em sigilo o acesso será limitado a usuários do sistema previamente autorizados.

 

Art. 20. O processo pode ser considerado sigiloso em qualquer fase processual, nos termos da legislação em vigor, independente do setor que estiver tramitando, deixando de sê-lo somente por quem  assim o classificou.

 

 

CAPÍTULO VI

 

DO ARQUIVAMENTO

 

Art. 21.  O documento e processo eletrônicos serão arquivados pelo setor que por ele for responsável, quando o feito atingir sua finalidade, podendo ser reaberto no SGP-e pelo usuário do setor que o arquivou.

 

Parágrafo único. O documento digitalizado ou o produzido eletronicamente deverá ser arquivado no SGP-e pelo setor de competência e após conclusão do processo, em arquivo com cópia digital.

 

CAPÍTULO VII

 

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 22. Os documentos e processos utilizarão uma mesma sequência numérica por órgão, reiniciando-se a cada ano, sendo proibido o uso de siglas por setor dentro do mesmo órgão, bem como a nova autuação de cópias de documentos e processos que já tramitam no SPP ou SGP-e.

 

Art. 23. Quando se verificar a impossibilidade de protocolização de documento e processo, o recebimento da documentação far-se-á mediante recibo pessoal, sendo registrado posteriormente no SGP-e, mediante justificativa, encaminhando-se o número do feito ao interessado por meio eletrônico.

 

Parágrafo único. Nos casos acima será utilizado um guia de cadastro básico, sendo de preenchimento obrigatório o nome do interessado, CPF ou CNPJ, endereço eletrônico.

 

Art. 24. Na falta de assuntos para a protocolização de documentos e processos, o usuário deverá, por meio do Cadastro de  Documento no SGP-e "Solicitação de Assunto-SGP-e", reportar-se ao Sistema Administrativo de Gestão Documental, que avaliará a solicitação. Se devida, proceder-se-á a inclusão do assunto no Sistema de Classificação e Tabela de Temporalidade - SCTT para migração ao SGP-e. Caso contrário, será informado ao usuário o assunto adequado da tabela do SGP-e a ser utilizado.

 

Art. 25. Os processos que tramitam no SPP quando chegarem ao protocolo que já tiver implantado o SGP-e receberão novo número automaticamente.

 

Art. 26. A desapensação de processos físicos deverá ser certificada pela autoridade competente  tanto nos autos quanto no SGP-e.

 

Art. 27. O recebimento do documento ou processo físico será efetuado eletronicamente pelo SGP-e.

 

§ 1º Caso o usuário recebedor se negue a fazê-lo no SGP-e, o usuário que encaminhou deverá informar imediatamente a sua chefia imediata, para que sejam tomadas as medidas administrativas cabíveis.

 

§ 2º No caso de não recebimento do documento ou processo, será enviado automaticamente a cada 24 horas um e-mail ao emissor avisando que o mesmo não foi recebido.

 

Art. 28. Quando os documentos  ou processos procedentes do portal de atendimento do SGP-e, a etapa do protocolo não será mais obrigatória na autuação e nas juntadas. Esses processos ou documentos serão gerados através de formulários ou documentos eletrônicos, preenchidos diretamente pelo usuário no portal do SGP-e.

 

Art. 29. Recomenda-se a utilização da guia de encaminhamento do Sistema aos órgãos externos que não utilizam o SGP-e.

 

Art. 30. A partir da implantação do SGP-e no órgão haverá o bloqueio de acesso do usuário ao Sistema de Protocolo Padrão - SPP, sendo todos os dados deste sistema migrados ao SGP-e.

 

Art. 31.  Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Instrução Normativa nº 3/2006 no que contrariar.

 

PAULO ELI

Secretário de Estado da Administração