Orienta quanto aos
procedimentos relativos ao recebimento, registro, autuação, expedição,
tramitação e arquivamento de documentos e processos eletrônicos no Sistema de
Gestão de Protocolo eletrônico - SGP-e.
A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, órgão normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial, no uso das atribuições que lhe confere os artigos 28, inciso XII, 29, 30 e 57 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e alterações posteriores, e o disciplinamento do Decreto nº 3.585, de 07 de outubro de 2005 e considerando a necessidade de normatização das atividades referentes ao protocolo e autuação de documento e processos, e ainda
Considerando a necessidade
de buscar a celeridade e razoável duração do processo, nos termos do art. 5º, LXXVIII, disposto na Constituição
Federal;
Considerando a
edição da Lei 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que trata do processo
eletrônico e dá outras providências;
Considerando,
ainda, a Lei 9.747, de 26 de novembro de 1994, que dispõe sobre a avaliação e
destinação dos documentos da Administração Pública Estadual, e dá outras
providências.
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES
INICIAIS
Art. 1º Esta
Instrução Normativa visa estabelecer regras e procedimentos relativos ao uso do
Sistema de Gestão de Protocolo eletrônico - SGP-e,
orientando a Administração Pública Estadual quanto ao gerenciamento de
documentos e processos físicos e eletrônicos.
Art. 2º É
obrigatório o uso do SGP-e em todos os órgãos e
entidades da Administração Pública Direta e Indireta.
Art. 3º A Diretoria
de Imprensa Oficial, Editoração e
Publicação Oficial do estado de Santa Catarina, por meio da Gerência de Gestão
Documental ficará responsável por administrar o SGP-e.
Art. 4º A Gerência
de Gestão Documental é responsável pela administração e gerenciamento da tabela
de assuntos do SGP-e, por meio do vocabulário
controlado de palavras-chave migrados do Sistema de Classificação e Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado - SCTT.
Parágrafo único. As
informações necessárias para a elaboração dos Planos de Classificação de
Documentos, Temporalidade e Levantamento
dos Assuntos para o SGP-e serão fornecidas
pelos representantes dos Sistemas Administrativos, quanto as atividade-meio,
segundo rege o art. 30 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e
pelos órgãos centrais quanto à atividade finalística,
mediante instituição de comissões para este fim, de acordo com as Instruções Normativas nº 06/2008 e nº
018/2008, da Secretaria de Estado da Administração e suas alterações
posteriores.
Art. 5° Para fins
desta Instrução Normativa, adotam-se as seguintes definições:
I - processo: é o
conjunto de documentos reunidos em capa própria acumulados no decurso de uma
ação administrativa ou judiciária, seguindo tramitação, em que recebe
pareceres, anexos e despachos. É todo documento interno ou externo, devidamente
protocolado que pela natureza do assunto venha a ser objeto de decisão.
II - juntada: é a
união de um processo a outro, com o qual tenha relação ou dependência, podendo
se dar por anexação ou apensação. Dar-se-á a juntada
por anexação quando houver a união de um processo a outro definitivamente. A apensação, por seu turno, consiste na união provisória de
dois ou mais processos para estudo, visando uniformidade de tratamento em
matéria semelhante.
III - desapensação: é a separação de dois ou mais processos
juntados por apensação.
IV - arquivamento:
é a guarda e conservação de documentos de acordo com ordenações previamente
estabelecidas, para fins de consulta e informação.
V - protocolo: é o
setor da administração responsável pelo recebimento, registro, controle da
tramitação e expedição de documentos, com vistas ao fornecimento de informações
aos usuários internos e externos. Pode ser centralizado, quando um único setor
desenvolve as atividades de protocolo do órgão, também chamado de protocolo
central ou descentralizado, quando as atividades de protocolo são desenvolvidas
por setores criados para este fim, junto às Diretorias dos órgãos, denominados
de protocolos setoriais.
VI - meio
eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos
digitais.
VII - transmissão
eletrônica: consiste em toda forma de comunicação através de redes locais ou à
distância, preferencialmente a rede mundial de computadores.
IX - digitalização
de documentos: processo de conversão de documentos físicos (em papel) para
arquivos digitais.
X - documento
digital: é o documento codificado em dígitos binários, produzido, tramitado,
armazenado e visualizado por meio de sistemas computacionais.
XI - fluxo de
trabalho: caminho que o processo ou documento percorre dentro de uma
determinada atividade, de acordo com um conjunto de regras definidas.
XII - documento arquivístico: é um documento produzido e/ou recebido por
uma pessoa física ou jurídica no
decorrer das suas atividades.
XIII-
correspondência oficial: é o instrumento pelo qual o poder público se comunica
formalmente com órgãos e servidores públicos, e com particulares.
Art.6º O SGP-e possibilitará, por intermédio da implementação de
fluxos de trabalho preestabelecidos, a otimização e padronização das atividades
cotidianas dos serviços, permitindo, para tal fim, a utilização de formulários
eletrônicos.
Parágrafo único.
Caberá a cada órgão definir e implementar os fluxos de trabalho e formulários
eletrônicos adequados.
CAPÍTULO II
DA ASSINATURA
ELETRÔNICA
Art. 7º A
assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades para os
usuários:
I - assinatura
digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora
credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira (ICP-Brasil);
II - assinatura
cadastrada pela Diretoria de Gestão Documental, Editoração e Publicação
Oficial, com fornecimento de login e senha para o
usuário.
§ 1º A solicitação
para o cadastramento ou alteração de login e senha será realizada por meio de formulário
eletrônico no Portal do SGP-e e enviado via fluxo
eletrônico para análise do cadastro.
§ 2º O
cadastramento de login e senha somente poderá ser
realizado mediante o preenchimento do termo de responsabilidade, contendo
qualificação do usuário, no qual será aposta sua assinatura, com data e hora do
credenciamento no sistema, bem assim explicitadas as suas responsabilidades.
§ 3º Para
cadastramento do interessado no SGP-e é obrigatório a apresentação do CPF ou CNPJ.
Art. 8º São de exclusiva responsabilidade dos
usuários:
I - o sigilo da
senha cadastrada nos termos do art. 7º, inc. II, da presente Instrução;
II - a preparação
dos documentos digitalizados e de seus anexos.
Parágrafo único. Os
documentos devem ser apresentados no protocolo do órgão , nos casos em que se
detectar a impossibilidade de digitalização.
CAPÍTULO III
DOS DOCUMENTOS E
PROCESSOS ELETRÔNICOS
Art. 9º. Será de
preenchimento obrigatório para a protocolização de documento e processo os
dados referentes aos números de Cadastro de Pessoa Física - CPF ou Cadastro
Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ, conforme o interessado.
Art. 10. Os
documentos necessários para cadastramento de documento e processo eletrônicos e
inclusão de peças durante a tramitação poderão ser entregues, pelos
interessados, no protocolo do órgão, ou de quem faça às vezes, onde serão
digitalizados, nas hipóteses de se verificar a impossibilidade de tal
procedimento ser efetuado pelo usuário, certificando-se, nos termos do art. 7º,
que se trata de cópia fiel, e devolvidos
ao interessado. Caso haja necessidade legal, o documento deverá ser arquivado
no setor de competência, e após a conclusão do processo, ser arquivado no
arquivo intermediário do órgão .
Art. 11. Os
requerimentos, formulários, pareceres, despachos e decisões, e qualquer
informação em geral, acompanhadas ou não de documentos, serão juntados aos
processos administrativos eletrônico apenas no formato PDF (Portable
Document Format).
Parágrafo único. A
visualização das peças será realizada no SGP-e na sequência das suas inserções.
Art. 12. Após o
registro do documento ou a autuação do processo no SGP-e,
o sistema fornecerá o respectivo número de protocolo.
Parágrafo único. Os
órgãos onde o SGP-e já for implantado poderão
fornecer, segundo disposto em lei, os documentos no modo eletrônico,
certificando-se, nos termos do art. 7º, que se trata de cópia fiel do que
consta em seu banco de dados.
Art.13.
Considera-se praticado o ato eletrônico no dia e hora de sua juntada ao
processo, valendo como data de realização do ato quando de sua entrega no
protocolo ou unidade administrativa que se encontrar o processo.
Art.14. Para
efeitos de numeração de páginas no processo a capa e a contracapa devem ser
contabilizadas, contendo em cada volume termo de encerramento e termo de
abertura.
§1º Recomenda-se
que cada volume contenha 200 (duzentas) folhas.
§ 2º O 1º
(primeiro) volume do processo deve conter um documento de autuação e um termo
de encerramento, e a partir do 2º (segundo) volume, termo de abertura e de
encerramento.
§ 3º A numeração
das páginas, no caso do documento e processo físicos, deverá ser colocada pelo
setorial, seccional ou unidade administrativa descentralizada responsável pela
elaboração do documento.
Art. 15.
Recomenda-se que toda peça a ser
protocolada seja registrada no SGP-e como
"Documento". Conforme a natureza do assunto, o setor de competência
definirá se a referida peça deva ser autuada como processo.
CAPÍTULO IV
DA MATERIALIZAÇÃO
DOS PROCESSOS ELETRÔNICOS
Art.16. A
materialização consiste na impressão em meio físico de processo eletrônico
quando houve necessidade dele tramitar em órgão que não seja integrado ao SGP-e.
Art.17. Efetivada a
materialização, proceder-se-á a conferência do documento ou processo impresso,
certificando-se a sua autenticidade,
comprovando-a mediante carimbo de autuação e assinatura do funcionário
responsável pela protocolização.
Art.18. O
responsável pela protocolização poderá fornecer, segundo disposto em lei, os
documentos no modo eletrônico, certificando-os que são fidedignos em
conformidade ao que consta em seu banco de dados, por meio da assinatura
digital.
CAPÍTULO V
DOS PROCESSOS
SIGILOSOS
Art. 19. Nas
hipóteses legais em que houver necessidade de se tramitar o processo em sigilo
o acesso será limitado a usuários do sistema previamente autorizados.
Art. 20. O processo
pode ser considerado sigiloso em qualquer fase processual, nos termos da
legislação em vigor, independente do setor que estiver tramitando, deixando de
sê-lo somente por quem assim o
classificou.
CAPÍTULO VI
DO ARQUIVAMENTO
Art. 21. O documento e processo eletrônicos serão
arquivados pelo setor que por ele for responsável, quando o feito atingir sua
finalidade, podendo ser reaberto no SGP-e pelo
usuário do setor que o arquivou.
Parágrafo único. O
documento digitalizado ou o produzido eletronicamente deverá ser arquivado no SGP-e pelo setor de competência e após conclusão do
processo, em arquivo com cópia digital.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES
FINAIS
Art. 22. Os
documentos e processos utilizarão uma mesma sequência
numérica por órgão, reiniciando-se a cada ano, sendo proibido o uso de siglas
por setor dentro do mesmo órgão, bem como a nova autuação de cópias de
documentos e processos que já tramitam no SPP ou SGP-e.
Art. 23. Quando se
verificar a impossibilidade de protocolização de documento e processo, o
recebimento da documentação far-se-á mediante recibo pessoal, sendo registrado
posteriormente no SGP-e, mediante justificativa,
encaminhando-se o número do feito ao interessado por meio eletrônico.
Parágrafo único.
Nos casos acima será utilizado um guia de cadastro básico, sendo de
preenchimento obrigatório o nome do interessado, CPF ou CNPJ, endereço
eletrônico.
Art. 24. Na falta
de assuntos para a protocolização de documentos e processos, o usuário deverá,
por meio do Cadastro de Documento no SGP-e "Solicitação de Assunto-SGP-e",
reportar-se ao Sistema Administrativo de Gestão Documental, que avaliará a
solicitação. Se devida, proceder-se-á a inclusão do assunto no Sistema de
Classificação e Tabela de Temporalidade - SCTT para migração ao SGP-e. Caso contrário, será informado ao usuário o assunto
adequado da tabela do SGP-e a ser utilizado.
Art. 25. Os
processos que tramitam no SPP quando chegarem ao protocolo que já tiver
implantado o SGP-e receberão novo número automaticamente.
Art. 26. A desapensação de processos físicos deverá ser certificada
pela autoridade competente tanto nos
autos quanto no SGP-e.
Art. 27. O
recebimento do documento ou processo físico será efetuado eletronicamente pelo SGP-e.
§ 1º Caso o usuário
recebedor se negue a fazê-lo no SGP-e, o usuário que
encaminhou deverá informar imediatamente a sua chefia imediata, para que sejam
tomadas as medidas administrativas cabíveis.
§ 2º No caso de não
recebimento do documento ou processo, será enviado automaticamente a cada 24
horas um e-mail ao emissor avisando que o mesmo não foi recebido.
Art. 28. Quando os
documentos ou processos procedentes do
portal de atendimento do SGP-e, a etapa do protocolo
não será mais obrigatória na autuação e nas juntadas. Esses processos ou
documentos serão gerados através de formulários ou documentos eletrônicos,
preenchidos diretamente pelo usuário no portal do SGP-e.
Art. 29.
Recomenda-se a utilização da guia de encaminhamento do Sistema aos órgãos
externos que não utilizam o SGP-e.
Art. 30. A partir
da implantação do SGP-e no órgão haverá o bloqueio de
acesso do usuário ao Sistema de Protocolo Padrão - SPP, sendo todos os dados
deste sistema migrados ao SGP-e.
Art. 31. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na
data de sua publicação, revogando-se a Instrução Normativa nº 3/2006 no que
contrariar.
PAULO ELI
Secretário de Estado da Administração