PORTARIA Nº 854 - de 18/11/2008/SEA

 

Homologa a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e o Plano de Classificação de Documentos das atividades meio a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina.

 

O SECRETÁRIO DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições legais, de acordo com a Lei nº 9.747, 26 de novembro de 1994, regulamentado pelo Decreto nº 1.444, de 23 de março de 1988 c/c o Decreto nº 3.585, de 7 de outubro de 2005,

 

R E S O L V E :

 

Homologar, a TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO e o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS da Atividade Meio, a serem utilizadas pelos Órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo do Estado de Santa Catarina, em anexo.

 

ANTONIO MARCOS GAVAZZONI

Secretário de Estado da Administração

 

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DO
ESTADO DE SANTA CATARINA

Grupo:

01

ADMINISTRAÇÃO GERAL

Subgrupo:

01.01

ADMINISTRAÇÃO GERAL

Função:

01.01.01

Planejamento das Ações do Governo

Subfunção:

01.01.01.01

Organização e Funcionamento

Atividade:

01.01.01.01.01

Estrutura Administrativa

Documentos:

01.01.01.01.01.01

Constituição de Comissão, Conselho, Grupo de Trabalho

 

01.01.01.01.01.02

Estatuto, Regimento, Regulamento, Instrução Normativa

 

01.01.01.01.01.03

Organograma, Fluxograma

Subfunção:

01.01.01.02

Promoção do Desenvolvimento das Ações do Governo

Atividade:

01.01.01.02.01

Elaboração dos Programas Governamentais

Documento:

01.01.01.02.01.01

Plano, Programa, Projeto, Estudo, Norma

Atividade:

01.01.01.02.02

Acompanhamento das Ações e Atividades

Documentos:

01.01.01.02.02.01

Cronograma de Atividade

 

01.01.01.02.02.02

Proposta Técnica

 

01.01.01.02.02.03

Relatório Anual de Atividade

 

01.01.01.02.02.04

Relatório de Acompanhamento de Contrato

 

01.01.01.02.02.05

Relatório de Acompanhamento de Convênio, Termo de Cooperação, Acordo, Protocolo de Intenção, Termo de Parceria

 

01.01.01.02.02.06

Relatório de Auditoria

 

01.01.01.02.02.07

Relatório de Final de Mandato

Subfunção:

01.01.01.03

Ato Administrativo

Atividade:

01.01.01.03.01

Ato da Criação, Modificação e Extinção

Documentos:

01.01.01.03.01.01

Alvará de Autorização

 

01.01.01.03.01.02

Alvará de Licença

 

01.01.01.03.01.03

Ato Administrativo, Decreto, Deliberação, Homologação, Lei, Resolução, Portaria

 

01.01.01.03.01.04

Registro de Regularização Fiscal do Órgão

Atividade:

01.01.01.03.02

Acordo Bilateral

Documento:

01.01.01.03.02.01

Acordo, Ajuste, Convênio, Contrato, Termo de Cooperação, Protocolo de Intenção, Termo de Parceria

Função:

01.01.02

Gestão de Serviço Jurídico

Subfunção:

01.01.02.01

Apoio à Administração Pública

Atividade:

01.01.02.01.01

Suporte em Processos Judiciais e Administrativos

Documentos:

01.01.02.01.01.01

Guarda e Acompanhamento de Processo Judicial

 

01.01.02.01.01.02

Informação em Mandado de Segurança

 

01.01.02.01.01.03

Nota de Esclarecimento

 

01.01.02.01.01.04

Parecer Jurídico

Atividade:

01.01.02.01.02

Suporte em Relação à Legislação Estadual

Documentos:

01.01.02.01.02.01

Diligência do Tribunal de Contas do Estado

 

01.01.02.01.02.02

Exposição de Motivos em Anteprojeto de Lei e Minuta de Decreto

 

01.01.02.01.02.03

Informação Jurídica

 


 

Grupo:

02

GESTÃO DE CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE

Subgrupo:

02.01

GESTÃO DE CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE

Função:

02.01.01

Contabilidade

Subfunção:

02.01.01.01

Contabilidade Geral

Atividade:

02.01.01.01.01

Controle da Contabilidade

Documentos:

02.01.01.01.01.01

Ações de Empresas

 

02.01.01.01.01.02

Auditoria do Tribunal de Contas do Estado

 

02.01.01.01.01.03

Balancete Mensal

 

02.01.01.01.01.04

Balanço Geral

 

02.01.01.01.01.05

Boletim Financeiro

 

02.01.01.01.01.06

Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica

 

02.01.01.01.01.07

Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical

 

02.01.01.01.01.08

Guia de Recolhimento de FGTS

 

02.01.01.01.01.09

Guia de Recolhimento de Imposto de Renda

 

02.01.01.01.01.10

Guia de Recolhimento de INSS

 

02.01.01.01.01.11

Guia de Recolhimento de ISS (Imposto Sobre Serviço)

 

02.01.01.01.01.12

Julgamento de Contas do Tribunal de Contas do Estado

 

02.01.01.01.01.13

Nota Fiscal

 

02.01.01.01.01.14

Relatório Anual Análitico de Bens Móveis e Imóveis

 

02.01.01.01.01.15

Relatório de Conta Corrente

 

02.01.01.01.01.16

Relatório de Movimentação de Variação de Bens Imóveis

 

02.01.01.01.01.17

Relatório de Movimentação de Variação Patrimonial - Bens Móveis

 

02.01.01.01.01.18

Relatório de Variação da Conta Almoxarifado

 

02.01.01.01.01.19

Relatório Diário

 

02.01.01.01.01.20

Relatório Razão

Função:

02.01.02

Orçamento e Finanças

Subfunção:

02.01.02.01

Execução Orçamentária e Financeira

Atividade:

02.01.02.01.01

Acompanhamento Financeiro e Reserva de Recursos

Documentos:

02.01.02.01.01.01

Ordem Bancária

 

02.01.02.01.01.02

Programação Financeira - Repasse do Tesouro

 

02.01.02.01.01.03

Tabela de Reprogramação Financeira

Atividade:

02.01.02.01.02

Normatização da Execução Orçamentária e Financeira

Documentos:

02.01.02.01.02.01

Alteração Orçamentária

 

02.01.02.01.02.02

Decreto de Execução Orçamentária

 

02.01.02.01.02.03

Portaria Conjunta de Execução Orçamentária

Atividade:

02.01.02.01.03

Execução da Despesa Orçamentária

Documentos:

02.01.02.01.03.01

Certidão Negativa de Débito - CND

 

02.01.02.01.03.02

Nota de Empenho e Subempenho

 

02.01.02.01.03.03

Nota de Estorno

 

02.01.02.01.03.04

Nota de Lançamento de Liquidação da Despesa

 

02.01.02.01.03.05

Orçamento da Despesa

Função:

02.01.03

Controle Interno

Subfunção:

02.01.03.01

Prestação de Contas

Atividade:

02.01.03.01.01

Registra e Controla a Inscrição e Baixa de Responsabilidade por Adiantamento Concedido

Documentos:

02.01.03.01.01.01

Prestação de Contas de Auxílio, Convênio, Subvenção e outros

 

02.01.03.01.01.02

Prestação de Contas de Adiantamento a Servidor

Subfunção:

02.01.03.02

Controle Interno

Atividade:

02.01.03.02.01

Acompanhar, Controlar e Orientar os Atos da Gestão Pública

Documentos:

02.01.03.02.01.01

Relatório de Controle Interno e Nota Explicativa (Anual)

 

02.01.03.02.01.02

Relatório de Controle Interno e Nota Explicativa (Mensal)

Subfunção:

02.01.03.03

Controle da Receita

Atividade:

02.01.03.03.01

Registra e Controla o Ingresso de Recurso

Documentos:

02.01.03.03.01.01

Boletim de Caixa

 

02.01.03.03.01.02

Documento de Arrecadação Fiscal - Depósito Identificado

 

02.01.03.03.01.03

Extrato Bancário

 

02.01.03.03.01.04

Nota Fiscal a Prazo

Subfunção:

02.01.03.04

Suporte Documental da Receita e da Despesa

Atividade:

02.01.03.04.01

Comprova Gestão de Ingresso e Aplicação de Recurso

Documentos:

02.01.03.04.01.01

Autorização de Adiantamento

 

02.01.03.04.01.02

Contrato

 

02.01.03.04.01.03

Folha de Pagamento de Estagiário

 

02.01.03.04.01.04

Requisição de Passagem

 

02.01.03.04.01.05

Requisição de Transporte

 


 

Grupo:

03

GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS

Subgrupo:

03.01

GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS

Função:

03.01.01

Material e Serviços

Subfunção:

03.01.01.01

Aquisição de Bens e Contratação de Serviços

Atividade:

03.01.01.01.01

Licitação

Documentos:

03.01.01.01.01.01

Aquisição de Veículo

 

03.01.01.01.01.02

Processo Licitatório

Atividade:

03.01.01.01.02

Contrato

Documentos:

03.01.01.01.02.01

Contrato de Locação de Bens Móveis

 

03.01.01.01.02.02

Contrato de Locação de Imóvel

 

03.01.01.01.02.03

Contrato de Manutenção

 

03.01.01.01.02.04

Contrato de Seguro

 

03.01.01.01.02.05

Contrato de Serviço

 

03.01.01.01.02.06

Contrato de Serviço de Mão de Obra Tercerizada

Atividade:

03.01.01.01.03

Serviço de Telecomunicação

Documentos:

03.01.01.01.03.01

Planilha de Gasto com Telefone Fixo

 

03.01.01.01.03.02

Termo de Compromisso de Empréstimo de Celular

 

03.01.01.01.03.03

Termo de Devolução para Empréstimo de Celular

Atividade:

03.01.01.01.04

Serviço de Reprografia

Documento:

03.01.01.01.04.01

Requisição de Cópia

Atividade:

03.01.01.01.05

Serviço de Manutenção e Conservação

Documento:

03.01.01.01.05.01

Solicitação de Serviço de Limpeza, Higienização, Manutenção, Conserto

Atividade:

03.01.01.01.06

Recepção e Controle de Portaria

Documentos:

03.01.01.01.06.01

Autorização de Entrada e Saída de Funcionário no Horário de Expediente

 

03.01.01.01.06.02

Controle de Entrada e Saída de Material

 

03.01.01.01.06.03

Controle de Entrada e Saída de Veículo

 

03.01.01.01.06.04

Controle de Entrada e Saída de Visitante

Atividade:

03.01.01.01.07

Controle do Almoxarifado

Documentos:

03.01.01.01.07.01

Balanço de Material

 

03.01.01.01.07.02

Inventário Físico de Material

 

03.01.01.01.07.03

Nota Fiscal de Venda

 

03.01.01.01.07.04

Pedido Interno de Material

 

03.01.01.01.07.05

Previsão de Consumo de Material

Função:

03.01.02

Patrimônio

Subfunção:

03.01.02.01

Patrimônio Mobiliário

Atividade:

03.01.02.01.01

Controle do Patrimônio Mobiliário

Documentos:

03.01.02.01.01.01

Balancete Anual e Analítico de Bens Móveis

 

03.01.02.01.01.02

Balancete Mensal de Entrada e Saída de Bens Móveis

 

03.01.02.01.01.03

Cadastro de Bens Móveis Permanente

 

03.01.02.01.01.04

Controle de Bens Móveis - Centro de Custo

 

03.01.02.01.01.05

Manutenção de Bens Móveis

 

03.01.02.01.01.06

Termo de Responsabilidade de Bens Móveis

Atividade:

03.01.02.01.02

Serviço de Transporte

Documentos:

03.01.02.01.02.01

Cadastramento de Veículo (Seguro - DPVAT)

 

03.01.02.01.02.02

Controle de Consumo de Combustível

 

03.01.02.01.02.03

Controle de Custo de Veículo

 

03.01.02.01.02.04

Controle de Manutenção de Veículo

 

03.01.02.01.02.05

Controle de Multa

 

03.01.02.01.02.06

Solicitação de Veículo

Subfunção:

03.01.02.02

Patrimônio Imobiliário

Atividade:

03.01.02.02.01

Controle do Patrimônio Imobiliário

Documentos:

03.01.02.02.01.01

Aquisição de Imóvel

 

03.01.02.02.01.02

Laudo de Avaliação do Imóvel

 

03.01.02.02.01.03

Termo de Cessão de Uso de Imóvel

 

03.01.02.02.01.04

Termo de Concessão de Imóvel

 

03.01.02.02.01.05

Termo de Permissão de Uso de Imóvel

Atividade:

03.01.02.02.02

Locação, Controle e Gastos

Documentos:

03.01.02.02.02.01

Controle de Gasto de Conta de Água, Esgoto, Energia Elétrica

 

03.01.02.02.02.02

Locação de Imóvel

 


 

Grupo:

04

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Subgrupo:

04.01

GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Função:

04.01.01

Pagamento de Pessoal

Subfunção:

04.01.01.01

Pagamento de Pessoal

Atividade:

04.01.01.01.01

Elaboração e Controle de Pagamento

Documentos:

04.01.01.01.01.01

Abono de Permanência

 

04.01.01.01.01.02

Adicional de Pós-Graduação

 

04.01.01.01.01.03

Adicional Noturno

 

04.01.01.01.01.04

Adicional Tempo de Serviço

 

04.01.01.01.01.05

Adicional/Gratificação de Permanência

 

04.01.01.01.01.06

Ajuda de Custo

 

04.01.01.01.01.07

Autorização de Desconto/Cancelamento Folha Pagamento

 

04.01.01.01.01.08

Auxílio Funeral

 

04.01.01.01.01.09

Bloqueio Bancário

 

04.01.01.01.01.10

Ficha Financeira

 

04.01.01.01.01.11

Folha de Pagamento de Ativo

 

04.01.01.01.01.12

Folha de Pagamento de Inativo

 

04.01.01.01.01.13

Hora Extra

 

04.01.01.01.01.14

Imposto de Renda Retido na Fonte

 

04.01.01.01.01.15

Mandado de Segurança

 

04.01.01.01.01.16

Ocorrência de Falta

 

04.01.01.01.01.17

Opção de Recebimento

 

04.01.01.01.01.18

Pagamento Retroativo

 

04.01.01.01.01.19

Pensão Alimentícia

 

04.01.01.01.01.20

Ressarcimento ao Erário Público

 

04.01.01.01.01.21

Revisão de Proventos

 

04.01.01.01.01.22

Salário - Família

 

04.01.01.01.01.23

Servidor Ministrante - pagamento

 

04.01.01.01.01.24

Solicitação de Alteração de Conta Bancária

 

04.01.01.01.01.25

Solicitação de Diárias

 

04.01.01.01.01.26

Substituição

 

04.01.01.01.01.27

Vale Transporte

Função:

04.01.02

Ingresso e Lotação de Pessoal

Subfunção:

04.01.02.01

Ingresso e Lotação de Pessoal

Atividade:

04.01.02.01.01

Ingresso

Documentos:

04.01.02.01.01.01

Ato de Contrato Temporário

 

04.01.02.01.01.02

Ato de Nomeação e Designação

 

04.01.02.01.01.03

Avaliação de Estágio Probatório

 

04.01.02.01.01.04

Cadastro de Curriculum e Habilidade

 

04.01.02.01.01.05

Convênio com Instituição de Ensino

 

04.01.02.01.01.06

Declaração de Acumulação de Cargos, Empregos e/ou Funções

 

04.01.02.01.01.07

Declaração de Bens, Valores e Direitos

 

04.01.02.01.01.08

Declaração de não ter sofrido Penalidade no Exercício da Função Pública

 

04.01.02.01.01.09

Inclusão Cadastral

 

04.01.02.01.01.10

Processo de Concurso de Ingresso

 

04.01.02.01.01.11

Processo Seletivo para Contratação

 

04.01.02.01.01.12

Readmissão

 

04.01.02.01.01.13

Relatório de Avaliação de Estágio Probatório

 

04.01.02.01.01.14

Termo de Compromisso de Bolsa de Estágio

 

04.01.02.01.01.15

Termo de Rescisão de Bolsa de Estágio

Atividade:

04.01.02.01.02

Lotação de Pessoal

Documentos:

04.01.02.01.02.01

Alteração de Carga Horária

 

04.01.02.01.02.02

Atestado de Saúde

 

04.01.02.01.02.03

Atualização Cadastral de Servidor Ativo

 

04.01.02.01.02.04

Cumprimento de Pena

 

04.01.02.01.02.05

Elogio

 

04.01.02.01.02.06

Exoneração

 

04.01.02.01.02.07

Pasta Funcional

 

04.01.02.01.02.08

Processo Administrativo Disciplinar

 

04.01.02.01.02.09

Processo de Punição

 

04.01.02.01.02.10

Recuperação de Histórico

 

04.01.02.01.02.11

Registro de Freqüência

 

04.01.02.01.02.12

Registro de Freqüência Bolsista/Estagiário

 

04.01.02.01.02.13

Reversão de Aposentadoria

 

04.01.02.01.02.14

Sindicância

Função:

04.01.03

Movimentação de Pessoal

Subfunção:

04.01.03.01

Movimentação de Pessoal

Atividade:

04.01.03.01.01

Movimentação

Documentos:

04.01.03.01.01.01

Convocação

 

04.01.03.01.01.02

Disposição

 

04.01.03.01.01.03

Licença por Mudança de Domicílio

 

04.01.03.01.01.04

Movimentação Interna

 

04.01.03.01.01.05

Permuta

 

04.01.03.01.01.06

Readaptação

 

04.01.03.01.01.07

Recondução

 

04.01.03.01.01.08

Redistribuição

 

04.01.03.01.01.09

Reintegração

 

04.01.03.01.01.10

Remoção

Função:

04.01.04

Capacitação

Subfunção:

04.01.04.01

Capacitação

Atividade:

04.01.04.01.01

Curso/Seminário

Documentos:

04.01.04.01.01.01

Apostila do Curso

 

04.01.04.01.01.02

Avaliação de Curso

 

04.01.04.01.01.03

Inscrição

 

04.01.04.01.01.04

Lista de Freqüência

 

04.01.04.01.01.05

Relatório de Curso

Função:

04.01.05

Benefício Funcional

Subfunção:

04.01.05.01

Benefício Funcional

Atividade:

04.01.05.01.01

Concessão de Benefício Funcional

Documentos:

04.01.05.01.01.01

Adicional de Insalubridade, Penosidade, Risco de Vida

 

04.01.05.01.01.02

Afastamento com Remuneração

 

04.01.05.01.01.03

Afastamento sem Remuneração

 

04.01.05.01.01.04

Agregação

 

04.01.05.01.01.05

Alteração de Escala de Férias

 

04.01.05.01.01.06

Apostilamento

 

04.01.05.01.01.07

Auxílio Doença

 

04.01.05.01.01.08

Caracterização de Acidente de Trabalho

 

04.01.05.01.01.09

Enquadramento

 

04.01.05.01.01.10

Escala de Férias

 

04.01.05.01.01.11

Licença de Luto

 

04.01.05.01.01.12

Licença de Núpcias

 

04.01.05.01.01.13

Licença Especial

 

04.01.05.01.01.14

Licença Gestação

 

04.01.05.01.01.15

Licença Paternidade

 

04.01.05.01.01.16

Licença Prêmio

 

04.01.05.01.01.17

Licença Tratamento de Saúde

 

04.01.05.01.01.18

Licença Tratamento de Saúde Pessoa da Família

 

04.01.05.01.01.19

Progressão Funcional

 

04.01.05.01.01.20

Registro de Tempo de Serviço

Função:

04.01.06

Benefício Previdenciário

Subfunção:

04.01.06.01

Benefício Previdenciário

Atividade:

04.01.06.01.01

Concessão de Benefício Previdenciário

Documentos:

04.01.06.01.01.01

Aposentadoria

 

04.01.06.01.01.02

Averbação de Tempo de Contribuição, Férias, Licença Prêmio

 

04.01.06.01.01.03

Certidão de Tempo de Contribuição

 

04.01.06.01.01.04

Desaverbação de Tempo de Contribuição

 

04.01.06.01.01.05

Laudo de Isenção de Imposto de Renda

 

04.01.06.01.01.06

Recadastramento Anual de Servidor Inativo

Função:

04.01.07

Saúde do Servidor

Subfunção:

04.01.07.01

Perícia Médica

Atividade:

04.01.07.01.01

Avaliação Pericial

Documentos:

04.01.07.01.01.01

Avaliação Social e Psicológica

 

04.01.07.01.01.02

Boletim de Atividade Médica

 

04.01.07.01.01.03

Laudo de Avaliação do Banco Nacional de Habitação (BNH)

 

04.01.07.01.01.04

Laudo de Concessão de Licença para Tratamento Familiar

 

04.01.07.01.01.05

Parecer Segurança e Medicina do Trabalho

 

04.01.07.01.01.06

Prontuário Médico de Servidor

 

04.01.07.01.01.07

Termo de Inspeção de Inscrição de Benefício IPESC

 

04.01.07.01.01.08

Termo de Inspeção de Inscrição de Benefício Plano de Saúde

 

04.01.07.01.01.09

Termo de Inspeção de Isenção de Imposto de Renda

 

04.01.07.01.01.10

Termo de Inspeção de Remoção/Readaptação

 

04.01.07.01.01.11

Termo de Inspeção para Aposentadoria por Invalidez

 

04.01.07.01.01.12

Termo de Inspeção para Integralização de Proventos Proporcionais

 

04.01.07.01.01.13

Termo de Inspeção para Revisão de Aposentadoria

 


 

Grupo:

05

COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Subgrupo:

05.01

GESTÃO DE COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Função:

05.01.01

Comunicação

Subfunção:

05.01.01.01

Assessoria de Imprensa

Atividade:

05.01.01.01.01

Compilação de Notícia

Documento:

05.01.01.01.01.01

Boletim Informativo

Atividade:

05.01.01.01.02

Divulgação das Ações de Governo

Documento:

05.01.01.01.02.01

Divulgação de Evento, Folheto, Catálogo, Cartaz

Atividade:

05.01.01.01.03

Editoração e Programação Visual

Documento:

05.01.01.01.03.01

Fôlder, Catálogo, Banner, Cartaz, Faixa

Atividade:

05.01.01.01.04

Produção de Registro de Imagem e Som

Documentos:

05.01.01.01.04.01

Registro Áudio Visual

 

05.01.01.01.04.02

Registro Fotográfico

Subfunção:

05.01.01.02

Cerimonial e Relações Públicas

Atividade:

05.01.01.02.01

Organização de Evento e Cerimonial Oficial

Documentos:

05.01.01.02.01.01

Cadastro de Autoridades

 

05.01.01.02.01.02

Cronograma

 

05.01.01.02.01.03

Discurso, Palestra. Conferência

 

05.01.01.02.01.04

Lista de Presença

Função:

05.01.02

Documentação

Subfunção:

05.01.02.01

Gestão Documental

Atividade:

05.01.02.01.01

Emissão ou Recebimento de Documento

Documentos:

05.01.02.01.01.01

Ata de Reunião

 

05.01.02.01.01.02

Comunicação Interna e Eletrônica (Recebida e Expedida) - de assunto referente à atividade finalística

 

05.01.02.01.01.03

Comunicação Interna e Eletrônica (Recebida e Expedida) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa

 

05.01.02.01.01.04

Convite

 

05.01.02.01.01.05

Edital

 

05.01.02.01.01.06

Exposição de Motivos

 

05.01.02.01.01.07

Informação

 

05.01.02.01.01.08

Manual

 

05.01.02.01.01.09

Ofício (Recebido e Expedido) - de assunto referente à atividade finalística

 

05.01.02.01.01.10

Ofício (Recebido e Expedido) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa

 

05.01.02.01.01.11

Ordem de Serviço

 

05.01.02.01.01.12

Parecer

Atividade:

05.01.02.01.02

Autuação e Distribuição de Documento - Protocolo

Documentos:

05.01.02.01.02.01

Guia de Encaminhamento

 

05.01.02.01.02.02

Livro de Protocolo

 

05.01.02.01.02.03

Registro e Controle de Documento Enviado ao Correio

 

05.01.02.01.02.04

Registro e Expedição para Postagem de Documento

Atividade:

05.01.02.01.03

Classificação, Avaliação, Arquivamento e Destinação de Documento

Documentos:

05.01.02.01.03.01

Listagem de Eliminação de Documento

 

05.01.02.01.03.02

Listagem de Recolhimento de Documento

 

05.01.02.01.03.03

Listagem de Transferência de Documento

 

05.01.02.01.03.04

Plano de Classificação de Documento

 

05.01.02.01.03.05

Tabela de Temporalidade de Documento

Subfunção:

05.01.02.02

Arquivo Intermediário/Central

Atividade:

05.01.02.02.01

Descrição e Controle de Acervo Arquivístico

Documento:

05.01.02.02.01.01

Instrumento de Pesquisa (Indice, Catálogo, etc)

Subfunção:

05.01.02.03

Produção Editorial

Atividade:

05.01.02.03.01

Publicação Oficial e Co-Edição

Documentos:

05.01.02.03.01.01

Encaminhamento de Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado

 

05.01.02.03.01.02

Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado

Função:

05.01.03

Informação

Subfunção:

05.01.03.01

Tecnologia da Informação

Atividade:

05.01.03.01.01

Controle da Integridade dos Sistemas de Informática

Documentos:

05.01.03.01.01.01

Certificado de Autenticidade de Programa de Computador

 

05.01.03.01.01.02

Contrato de Licença de Uso do Programa

 

05.01.03.01.01.03

Inventário de Programa de Computador

 

05.01.03.01.01.04

Manual do Usuário

 

05.01.03.01.01.05

Relatório Técnico de Serviço

 

05.01.03.01.01.06

Requisição de Serviço Técnico

 

05.01.03.01.01.07

Termo de Garantia

Atividade:

05.01.03.01.02

Acompanhamento da Elaboração e da Execução de Contrato de Informática

Documentos:

05.01.03.01.02.01

Licença de Software

 

05.01.03.01.02.02

Parecer Técnico (equipamento e programa de informática)

 

05.01.03.01.02.03

Relatório de Visita

 

05.01.03.01.02.04

Termo de Cessão de Uso

 

05.01.03.01.02.05

Termo de Responsabilidade

 



 

ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO

DIRETORIA DE GESTÃO DOCUMENTAL
GERÊNCIA DE GESTÃO DOCUMENTAL




TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DO
ESTADO DE SANTA CATARINA - Atividade Meio

 

Grupo Funcional:

 1 - ADMINISTRAÇÃO GERAL

Sub-Grupo:

 1 - Administração Geral

Função:

 1 - Planejamento das Ações do Governo

Sub-Função:

 1 - Organização e Funcionamento

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Estrutura Administrativa

1- Constituição de Comissão, Conselho, Grupo de Trabalho

enquanto vigora

3

X

 

 

2- Estatuto, Regimento, Regulamento, Instrução Normativa

2

13

 

X

 

3- Organograma, Fluxograma

2

13

 

X

 

 

Função:

 1 - Planejamento das Ações do Governo

Sub-Função:

 2 - Promoção do Desenvolvimento das Ações do Governo

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Elaboração dos Programas Governamentais

1- Plano, Programa, Projeto, Estudo, Norma

enquanto vigora

13

 

X

 

2- Acompanhamento das Ações e Atividades

1- Cronograma de Atividade

enquanto vigora

3

X

 

 

2- Proposta Técnica

2

3

X

 

 

3- Relatório Anual de Atividade

2

13

 

X

 

4- Relatório de Acompanhamento de Contrato

enquanto vigora

13

 

X

 

5- Relatório de Acompanhamento de Convênio, Termo de Cooperação, Acordo, Protocolo de Intenção, Termo de Parceria

enquanto vigora

13

 

X

 

6- Relatório de Auditoria

2

13

 

X

 

7- Relatório de Final de Mandato

2

13

 

X

 

 

Função:

 1 - Planejamento das Ações do Governo

Sub-Função:

 3 - Ato Administrativo

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Ato da Criação, Modificação e Extinção

1- Alvará de Autorização

enquanto vigora

3

X

 

 

2- Alvará de Licença

enquanto vigora

13

 

X

 

3- Ato Administrativo, Decreto, Deliberação, Homologação, Lei, Resolução, Portaria

enquanto vigora

13

 

X

 

4- Registro de Regularização Fiscal do Órgão

enquanto vigora

13

 

X

 

2- Acordo Bilateral

1- Acordo, Ajuste, Convênio, Contrato, Termo de Cooperação, Protocolo de Intenção, Termo de Parceria

enquanto vigora

13

 

X

 

 

Função:

 2 - Gestão de Serviço Jurídico

Sub-Função:

 1 - Apoio à Administração Pública

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Suporte em Processos Judiciais e Administrativos

1- Guarda e Acompanhamento de Processo Judicial

enquanto vigora

3

X

 

A vigência esgota-se com o término da fase recursal e executória

2- Informação em Mandado de Segurança

2

3

X

 

Cópia

3- Nota de Esclarecimento

2

13

 

X

 

4- Parecer Jurídico

2

3

X

 

Cópia

2- Suporte em Relação à Legislação Estadual

1- Diligência do Tribunal de Contas do Estado

2

3

X

 

Cópia

2- Exposição de Motivos em Anteprojeto de Lei e Minuta de Decreto

2

3

X

 

Cópia

3- Informação Jurídica

2

3

X

 

Cópia


 

Grupo Funcional:

 2 - GESTÃO DE CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE

Sub-Grupo:

 1 - Gestão de Contabilidade, Finanças e Controle

Função:

 1 - Contabilidade

Sub-Função:

 1 - Contabilidade Geral

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Controle da Contabilidade

1- Ações de Empresas

enquanto vigora

10

X

 

 

2- Auditoria do Tribunal de Contas do Estado

até a aprovação das contas

10

X

 

 

3- Balancete Mensal

até a aprovação das contas

20

 

X

Decreto Estadual nº 3.274, de 29/06/2005

4- Balanço Geral

até a aprovação das contas

20

 

X

Decreto Estadual nº 3.274, de 29/06/2005

5- Boletim Financeiro

até a aprovação das contas

5

X

 

Microfilmar ou digitalizar com certificação digital

6- Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica

7

 

X

 

 

7- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical

enquanto vigora

5

X

 

 

8- Guia de Recolhimento de FGTS

2

47

X

 

 

9- Guia de Recolhimento de Imposto de Renda

7

 

X

 

 

10- Guia de Recolhimento de INSS

2

47

X

 

 

11- Guia de Recolhimento de ISS (Imposto Sobre Serviço)

até a aprovação das contas

10

X

 

 

12- Julgamento de Contas do Tribunal de Contas do Estado

até a aprovação das contas

10

X

 

 

13- Nota Fiscal

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

14- Relatório Anual Análitico de Bens Móveis e Imóveis

até a aprovação das contas

20

 

X

 

15- Relatório de Conta Corrente

até a aprovação das contas

5

X

 

 

16- Relatório de Movimentação de Variação de Bens Imóveis

até a aprovação das contas

20

X

 

 

17- Relatório de Movimentação de Variação Patrimonial - Bens Móveis

até a aprovação das contas

20

X

 

 

18- Relatório de Variação da Conta Almoxarifado

até a aprovação das contas

20

X

 

 

19- Relatório Diário

até a aprovação das contas

20

X

 

 

20- Relatório Razão

até a aprovação das contas

20

X

 

 

 

Função:

 2 - Orçamento e Finanças

Sub-Função:

 1 - Execução Orçamentária e Financeira

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Acompanhamento Financeiro e Reserva de Recursos

1- Ordem Bancária

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Programação Financeira - Repasse do Tesouro

até a aprovação das contas

5

X

 

 

3- Tabela de Reprogramação Financeira

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Normatização da Execução Orçamentária e Financeira

1- Alteração Orçamentária

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Decreto de Execução Orçamentária

enquanto vigora

5

X

 

 

3- Portaria Conjunta de Execução Orçamentária

enquanto vigora

5

X

 

Cópia

3- Execução da Despesa Orçamentária

1- Certidão Negativa de Débito - CND

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

2- Nota de Empenho e Subempenho

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

3- Nota de Estorno

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

4- Nota de Lançamento de Liquidação da Despesa

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

5- Orçamento da Despesa

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

 

Função:

 3 - Controle Interno

Sub-Função:

 1 - Prestação de Contas

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Registra e Controla a Inscrição e Baixa de Responsabilidade por Adiantamento Concedido

1- Prestação de Contas de Auxílio, Convênio, Subvenção e outros

até a aprovação das contas

5

X

 

Decreto Estadual nº 037/99 e Portaria nº SEF/097/99

2- Prestação de Contas de Adiantamento a Servidor

até a aprovação das contas

5

X

 

Decreto Estadual nº 037/99 e Portaria nº SEF/097/99

 

Função:

 3 - Controle Interno

Sub-Função:

 2 - Controle Interno

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Acompanhar, Controlar e Orientar os Atos da Gestão Pública

1- Relatório de Controle Interno e Nota Explicativa (Anual)

até a aprovação das contas

20

 

X

Decreto Estadual nº 3.274/2005 e Instrução Normativa Conjunta DCOG/DIAG/SEF/001/2005

2- Relatório de Controle Interno e Nota Explicativa (Mensal)

até a aprovação das contas

20

X

 

Decreto Estadual nº 3.274/2005 e Instrução Normativa Conjunta DCOG/DIAG/SEF/001/2005

 

Função:

 3 - Controle Interno

Sub-Função:

 3 - Controle da Receita

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Registra e Controla o Ingresso de Recurso

1- Boletim de Caixa

até a aprovação das contas

15

X

 

 

2- Documento de Arrecadação Fiscal - Depósito Identificado

até a aprovação das contas

20

X

 

 

3- Extrato Bancário

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

4- Nota Fiscal a Prazo

até a quitação da dívida

 

X

 

Cópia, original no Boletim de Caixa

 

Função:

 3 - Controle Interno

Sub-Função:

 4 - Suporte Documental da Receita e da Despesa

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Comprova Gestão de Ingresso e Aplicação de Recurso

1- Autorização de Adiantamento

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Contrato

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia original no Boletim de Caixa

3- Folha de Pagamento de Estagiário

até a aprovação das contas

50

X

 

 

4- Requisição de Passagem

1

 

X

 

 

5- Requisição de Transporte

2

3

X

 

 


 

Grupo Funcional:

 3 - GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS

Sub-Grupo:

 1 - Gestão de Patrimônio, Bens Materiais e Serviços

Função:

 1 - Material e Serviços

Sub-Função:

 1 - Aquisição de Bens e Contratação de Serviços

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Licitação

1- Aquisição de Veículo

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original na Contabilidade

2- Processo Licitatório

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia, original na Contabilidade

2- Contrato

1- Contrato de Locação de Bens Móveis

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia

2- Contrato de Locação de Imóvel

enquanto vigora

5

X

 

Cópia

3- Contrato de Manutenção

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia

4- Contrato de Seguro

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia

5- Contrato de Serviço

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia

6- Contrato de Serviço de Mão de Obra Tercerizada

até a aprovação das contas

5

X

 

Cópia

3- Serviço de Telecomunicação

1- Planilha de Gasto com Telefone Fixo

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Termo de Compromisso de Empréstimo de Celular

enquanto vigora

5

X

 

 

3- Termo de Devolução para Empréstimo de Celular

enquanto vigora

5

X

 

 

4- Serviço de Reprografia

1- Requisição de Cópia

1

 

X

 

 

5- Serviço de Manutenção e Conservação

1- Solicitação de Serviço de Limpeza, Higienização, Manutenção, Conserto

1

 

X

 

 

6- Recepção e Controle de Portaria

1- Autorização de Entrada e Saída de Funcionário no Horário de Expediente

1

 

X

 

 

2- Controle de Entrada e Saída de Material

1

 

X

 

 

3- Controle de Entrada e Saída de Veículo

1

 

X

 

 

4- Controle de Entrada e Saída de Visitante

1

 

X

 

 

7- Controle do Almoxarifado

1- Balanço de Material

até a aprovação das contas

5

X

 

 

2- Inventário Físico de Material

até a aprovação das contas

5

X

 

 

3- Nota Fiscal de Venda

5

 

X

 

Cópia, original na Contabilidade

4- Pedido Interno de Material

2

 

X

 

 

5- Previsão de Consumo de Material

2

 

X

 

 

 

Função:

 2 - Patrimônio

Sub-Função:

 1 - Patrimônio Mobiliário

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Controle do Patrimônio Mobiliário

1- Balancete Anual e Analítico de Bens Móveis

5

13

 

X

 

2- Balancete Mensal de Entrada e Saída de Bens Móveis

5

 

X

 

 

3- Cadastro de Bens Móveis Permanente

até a baixa

3

X

 

 

4- Controle de Bens Móveis - Centro de Custo

1

 

X

 

 

5- Manutenção de Bens Móveis

5

 

X

 

 

6- Termo de Responsabilidade de Bens Móveis

até a baixa

3

X

 

 

2- Serviço de Transporte

1- Cadastramento de Veículo (Seguro - DPVAT)

enquanto vigora

5

X

 

 

2- Controle de Consumo de Combustível

até a aprovação das contas

5

X

 

 

3- Controle de Custo de Veículo

5

 

X

 

 

4- Controle de Manutenção de Veículo

até a aprovação das contas

5

X

 

 

5- Controle de Multa

5

 

X

 

 

6- Solicitação de Veículo

5

 

X

 

 

 

Função:

 2 - Patrimônio

Sub-Função:

 2 - Patrimônio Imobiliário

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Controle do Patrimônio Imobiliário

1- Aquisição de Imóvel

5

 

X

 

Cópia

2- Laudo de Avaliação do Imóvel

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

3- Termo de Cessão de Uso de Imóvel

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

4- Termo de Concessão de Imóvel

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

5- Termo de Permissão de Uso de Imóvel

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

2- Locação, Controle e Gastos

1- Controle de Gasto de Conta de Água, Esgoto, Energia Elétrica

2

3

X

 

 

2- Locação de Imóvel

enquanto vigora

3

X

 

Cópia


 

Grupo Funcional:

 4 - GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

Sub-Grupo:

 1 - Gestão de Recursos Humanos

Função:

 1 - Pagamento de Pessoal

Sub-Função:

 1 - Pagamento de Pessoal

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Elaboração e Controle de Pagamento

1- Abono de Permanência

5

47

X

 

 

2- Adicional de Pós-Graduação

5

47

X

 

 

3- Adicional Noturno

5

47

X

 

 

4- Adicional Tempo de Serviço

5

47

X

 

 

5- Adicional/Gratificação de Permanência

5

47

X

 

 

6- Ajuda de Custo

5

47

X

 

 

7- Autorização de Desconto/Cancelamento Folha Pagamento

5

47

X

 

 

8- Auxílio Funeral

5

47

X

 

 

9- Bloqueio Bancário

5

47

X

 

 

10- Ficha Financeira

5

95

X

 

 

11- Folha de Pagamento de Ativo

5

95

X

 

 

12- Folha de Pagamento de Inativo

5

95

X

 

 

13- Hora Extra

5

47

X

 

 

14- Imposto de Renda Retido na Fonte

7

 

X

 

 

15- Mandado de Segurança

até o trânsito em julgado

47

X

 

 

16- Ocorrência de Falta

5

47

X

 

 

17- Opção de Recebimento

5

95

X

 

 

18- Pagamento Retroativo

5

95

X

 

 

19- Pensão Alimentícia

5

95

X

 

 

20- Ressarcimento ao Erário Público

enquanto vigora

47

X

 

 

21- Revisão de Proventos

5

95

X

 

 

22- Salário - Família

5

95

X

 

 

23- Servidor Ministrante - pagamento

5

47

X

 

 

24- Solicitação de Alteração de Conta Bancária

2

 

X

 

 

25- Solicitação de Diárias

5

47

X

 

 

26- Substituição

5

47

X

 

 

27- Vale Transporte

5

47

X

 

 

 

Função:

 2 - Ingresso e Lotação de Pessoal

Sub-Função:

 1 - Ingresso e Lotação de Pessoal

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Ingresso

1- Ato de Contrato Temporário

5

47

X

 

 

2- Ato de Nomeação e Designação

5

47

X

 

 

3- Avaliação de Estágio Probatório

5

47

X

 

 

4- Cadastro de Curriculum e Habilidade

5

47

X

 

 

5- Convênio com Instituição de Ensino

enquanto vigora

10

X

 

 

6- Declaração de Acumulação de Cargos, Empregos e/ou Funções

10

47

X

 

 

7- Declaração de Bens, Valores e Direitos

5

10

X

 

 

8- Declaração de não ter sofrido Penalidade no Exercício da Função Pública

5

10

X

 

 

9- Inclusão Cadastral

5

47

X

 

 

10- Processo de Concurso de Ingresso

5

47

X

 

 

11- Processo Seletivo para Contratação

5

47

X

 

 

12- Readmissão

5

47

X

 

 

13- Relatório de Avaliação de Estágio Probatório

5

47

X

 

 

14- Termo de Compromisso de Bolsa de Estágio

enquanto vigora

3

X

 

 

15- Termo de Rescisão de Bolsa de Estágio

5

 

X

 

 

2- Lotação de Pessoal

1- Alteração de Carga Horária

5

47

X

 

 

2- Atestado de Saúde

2

5

X

 

 

3- Atualização Cadastral de Servidor Ativo

5

10

X

 

 

4- Cumprimento de Pena

enquanto o servidor permanecer

100

X

 

 

5- Elogio

5

47

X

 

 

6- Exoneração

5

47

X

 

 

7- Pasta Funcional

enquanto o servidor permanecer

100

X

 

 

8- Processo Administrativo Disciplinar

5

95

X

 

 

9- Processo de Punição

5

95

X

 

 

10- Recuperação de Histórico

10

47

X

 

 

11- Registro de Freqüência

5

47

X

 

 

12- Registro de Freqüência Bolsista/Estagiário

5

47

X

 

 

13- Reversão de Aposentadoria

5

47

X

 

 

14- Sindicância

5

47

X

 

 

 

Função:

 3 - Movimentação de Pessoal

Sub-Função:

 1 - Movimentação de Pessoal

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Movimentação

1- Convocação

5

47

X

 

 

2- Disposição

5

47

X

 

 

3- Licença por Mudança de Domicílio

5

47

X

 

 

4- Movimentação Interna

5

47

X

 

 

5- Permuta

5

47

X

 

 

6- Readaptação

5

47

X

 

 

7- Recondução

5

47

X

 

 

8- Redistribuição

5

47

X

 

 

9- Reintegração

5

47

X

 

 

10- Remoção

5

47

X

 

 

 

Função:

 4 - Capacitação

Sub-Função:

 1 - Capacitação

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Curso/Seminário

1- Apostila do Curso

2

3

X

 

 

2- Avaliação de Curso

5

3

X

 

 

3- Inscrição

2

3

X

 

 

4- Lista de Freqüência

5

3

X

 

 

5- Relatório de Curso

2

13

 

X

 

 

Função:

 5 - Benefício Funcional

Sub-Função:

 1 - Benefício Funcional

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Concessão de Benefício Funcional

1- Adicional de Insalubridade, Penosidade, Risco de Vida

5

95

X

 

 

2- Afastamento com Remuneração

5

47

X

 

 

3- Afastamento sem Remuneração

5

47

X

 

 

4- Agregação

5

95

X

 

 

5- Alteração de Escala de Férias

5

 

X

 

 

6- Apostilamento

5

95

X

 

 

7- Auxílio Doença

até a aprovação das contas

5

X

 

 

8- Caracterização de Acidente de Trabalho

até a aprovação das contas

5

X

 

 

9- Enquadramento

5

47

X

 

 

10- Escala de Férias

5

 

X

 

 

11- Licença de Luto

5

47

X

 

 

12- Licença de Núpcias

5

47

X

 

 

13- Licença Especial

5

95

X

 

 

14- Licença Gestação

5

47

X

 

 

15- Licença Paternidade

5

47

X

 

 

16- Licença Prêmio

5

47

X

 

 

17- Licença Tratamento de Saúde

5

47

X

 

 

18- Licença Tratamento de Saúde Pessoa da Família

5

47

X

 

 

19- Progressão Funcional

5

47

X

 

 

20- Registro de Tempo de Serviço

5

95

X

 

 

 

Função:

 6 - Benefício Previdenciário

Sub-Função:

 1 - Benefício Previdenciário

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Concessão de Benefício Previdenciário

1- Aposentadoria

5

95

X

 

 

2- Averbação de Tempo de Contribuição, Férias, Licença Prêmio

5

95

X

 

 

3- Certidão de Tempo de Contribuição

5

 

X

 

 

4- Desaverbação de Tempo de Contribuição

5

47

X

 

 

5- Laudo de Isenção de Imposto de Renda

7

 

X

 

 

6- Recadastramento Anual de Servidor Inativo

2

3

X

 

 

 

Função:

 7 - Saúde do Servidor

Sub-Função:

 1 - Perícia Médica

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Avaliação Pericial

1- Avaliação Social e Psicológica

5

10

X

 

 

2- Boletim de Atividade Médica

5

10

X

 

 

3- Laudo de Avaliação do Banco Nacional de Habitação (BNH)

5

35

X

 

 

4- Laudo de Concessão de Licença para Tratamento Familiar

5

10

X

 

 

5- Parecer Segurança e Medicina do Trabalho

2

3

X

 

 

6- Prontuário Médico de Servidor

5

95

X

 

 

7- Termo de Inspeção de Inscrição de Benefício IPESC

5

10

X

 

 

8- Termo de Inspeção de Inscrição de Benefício Plano de Saúde

5

10

X

 

 

9- Termo de Inspeção de Isenção de Imposto de Renda

5

10

X

 

 

10- Termo de Inspeção de Remoção/Readaptação

5

10

X

 

 

11- Termo de Inspeção para Aposentadoria por Invalidez

5

10

X

 

 

12- Termo de Inspeção para Integralização de Proventos Proporcionais

5

10

X

 

 

13- Termo de Inspeção para Revisão de Aposentadoria

5

10

X

 

 


 

Grupo Funcional:

 5 - COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Sub-Grupo:

 1 - Gestão de Comunicação, Documentação e Informação

Função:

 1 - Comunicação

Sub-Função:

 1 - Assessoria de Imprensa

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Compilação de Notícia

1- Boletim Informativo

2

 

X

 

Os produzidos guardar um exemplar por amostragem

2- Divulgação das Ações de Governo

1- Divulgação de Evento, Folheto, Catálogo, Cartaz

5

 

X

 

Os produzidos guardar um exemplar por amostragem

3- Editoração e Programação Visual

1- Fôlder, Catálogo, Banner, Cartaz, Faixa

5

 

X

 

Os produzidos guardar um exemplar por amostragem

4- Produção de Registro de Imagem e Som

1- Registro Áudio Visual

5

 

 

X

Enviar um exemplar para o Arquivo Público do Estado

2- Registro Fotográfico

2

 

 

X

Enviar um exemplar para o Arquivo Público do Estado

 

Função:

 1 - Comunicação

Sub-Função:

 2 - Cerimonial e Relações Públicas

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Organização de Evento e Cerimonial Oficial

1- Cadastro de Autoridades

enquanto vigora

 

X

 

 

2- Cronograma

2

 

X

 

 

3- Discurso, Palestra. Conferência

2

13

 

X

Se produzido

4- Lista de Presença

5

 

X

 

 

 

Função:

 2 - Documentação

Sub-Função:

 1 - Gestão Documental

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Emissão ou Recebimento de Documento

1- Ata de Reunião

5

10

 

X

 

2- Comunicação Interna e Eletrônica (Recebida e Expedida) - de assunto referente à atividade finalística

2

13

 

X

Quando não formar processo.

3- Comunicação Interna e Eletrônica (Recebida e Expedida) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa

2

3

X

 

Quando não formar processo

4- Convite

enquanto vigora

 

X

 

Os produzidos guardar um exemplar por amostragem

5- Edital

2

13

 

X

 

6- Exposição de Motivos

2

13

 

X

 

7- Informação

2

3

X

 

 

8- Manual

enquanto vigora

 

X

 

Os produzidos guardar um exemplar por amostragem

9- Ofício (Recebido e Expedido) - de assunto referente à atividade finalística

2

13

 

X

Quando não formar processo.

10- Ofício (Recebido e Expedido) - de mero encaminhamento, cumprimento, pedido diversos, rotina administrativa

2

3

X

 

Quando não formar processo.

11- Ordem de Serviço

2

3

X

 

 

12- Parecer

2

3

X

 

 

2- Autuação e Distribuição de Documento - Protocolo

1- Guia de Encaminhamento

5

 

X

 

 

2- Livro de Protocolo

2

 

X

 

 

3- Registro e Controle de Documento Enviado ao Correio

2

 

X

 

 

4- Registro e Expedição para Postagem de Documento

2

 

X

 

 

3- Classificação, Avaliação, Arquivamento e Destinação de Documento

1- Listagem de Eliminação de Documento

2

13

 

X

 

2- Listagem de Recolhimento de Documento

2

13

 

X

 

3- Listagem de Transferência de Documento

2

13

 

X

 

4- Plano de Classificação de Documento

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

5- Tabela de Temporalidade de Documento

enquanto vigora

3

X

 

Cópia

 

Função:

 2 - Documentação

Sub-Função:

 2 - Arquivo Intermediário/Central

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Descrição e Controle de Acervo Arquivístico

1- Instrumento de Pesquisa (Indice, Catálogo, etc)

enquanto vigora

 

 

X

 

 

Função:

 2 - Documentação

Sub-Função:

 3 - Produção Editorial

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Publicação Oficial e Co-Edição

1- Encaminhamento de Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado

1

 

X

 

 

2- Matéria para Publicação no Diário Oficial do Estado

até a aprovação das contas

 

X

 

 

 

Função:

 3 - Informação

Sub-Função:

 1 - Tecnologia da Informação

 

 ATIVIDADE 

 DOCUMENTO 

PRAZO DE GUARDA

DESTINAÇÃO

 OBSERVAÇÕES 

 Arquivo 
 Corrente 
(em período
ou anos)

 Arquivo 
 Intermediário
/Central 
(em anos)

 Eliminação 

 Guarda 
 Permanente 

1- Controle da Integridade dos Sistemas de Informática

1- Certificado de Autenticidade de Programa de Computador

enquanto vigora

 

X

 

 

2- Contrato de Licença de Uso do Programa

enquanto vigora

 

X

 

 

3- Inventário de Programa de Computador

enquanto vigora

 

X

 

 

4- Manual do Usuário

enquanto vigora

 

X

 

 

5- Relatório Técnico de Serviço

enquanto vigora

 

X

 

 

6- Requisição de Serviço Técnico

enquanto vigora

 

X

 

 

7- Termo de Garantia

enquanto vigora

 

X

 

 

2- Acompanhamento da Elaboração e da Execução de Contrato de Informática

1- Licença de Software

enquanto vigora

 

X

 

 

2- Parecer Técnico (equipamento e programa de informática)

2

5

X

 

 

3- Relatório de Visita

2

 

X

 

 

4- Termo de Cessão de Uso

enquanto vigora

5

X

 

 

5- Termo de Responsabilidade

enquanto vigora

 

X