ESTADO DE SANTA CATARINA
SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 018/2008/SEA
Orienta sobre os procedimentos relativos ao Plano de
Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina e da Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa
Catarina das atividades-meio e atividades-fim, no âmbito da administração
direta, autarquias e fundações.
A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, Órgão Central e Normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental, conforme dispõe o art. 54 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e, no uso de suas competências previstas no capítulo III, seção II, subseção II, art. 16 do Decreto nº 3.585, de 07 de outubro de 2005; e,
Considerando que a Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994,
dispõe que “é dever do poder público a proteção especial aos documentos
públicos como elementos de prova e instrumentos de pesquisa e apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e tecnológico”;
Considerando que a Lei
supracitada, consta no seu art. 8º, que os prazos de vigência e prescricional
dos documentos públicos estaduais constarão obrigatoriamente de Tabelas de
Temporalidade;
Considerando ainda, que no
seu art. 13, estabelece que os documentos públicos estaduais, serão organizados
nas unidades produtoras e receptoras de forma acessível à administração e de
acordo com as instruções normativas do Órgão Central do Sistema; e,
Considerando o disposto no Decreto nº 1.444, de 23 de março de 1988 c/c o Decreto nº 3.585, de 7 de outubro de 2005 e Decreto nº 4.160, de 29 de março de 2006,
RESOLVE:
Orientar os Setoriais e Seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental – SAGD, sobre os procedimentos administrativos e computacionais referentes ao Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades-meio, nos seguintes termos:
1. Plano de
Classificação de Documentos de Arquivo é um instrumento de gestão documental
utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido ou
acumulado pelo Órgão da administração pública no exercício de suas funções e
atividades.
2. Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo – Instrumento utilizado para registrar o
ciclo de vida do documento, onde deve constar os prazos de guarda dos
documentos de fase corrente, sua transferência ao arquivo intermediário ou
central, e sua destinação final, eliminação ou o recolhimento ao arquivo público
para guarda permanente.
3. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, adotarem como modelo o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, nos documentos públicos sob a sua guarda.
4. Caberá aos Órgãos
Setoriais e Seccionais do Sistema, procederem o desenvolvimento dos grupos
relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, sob a orientação do
Órgão Normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental.
5. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, estabelecer os prazos de guarda e destinação de documentos relativos às suas atividades finalísticas sob a orientação do Órgão Normativo do Sistema de Gestão Documental.
6. Caberá ao Órgão Normativo do Sistema, proceder a
atualização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de
Santa Catarina das atividades - meio.
7. Caberá ao Órgão
Normativo do Sistema, proceder a atualização da Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades
- meio.
8. Caberá aos Órgãos
Setoriais e Seccionais do Sistema, proceder elaboração e a atualização do Plano
de Classificação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina das
atividades-fim.
9. Caberá aos Órgãos
Setoriais e Seccionais do Sistema, proceder a elaboração e a atualização da
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de
Santa Catarina das Atividades-Fim.
9.1 - Quanto a elaboração da Tabela de Temporalidade das Atividades Finalísticas, os Órgãos integrantes do Sistema deverão orientar-se conforme Rotina 1 (um) descrita no fluxograma anexo a esta instrução.
9.2 - Quanto a
aplicação das Tabelas de Temporalidade das Atividades Finalísticas, os Órgãos
integrantes do Sistema deverão orientar-se conforme Rotina 2 (dois) e 3 (três)
descrita no fluxograma anexo a esta instrução.
10 . Caberá ao Órgão Central e Normativo do Sistema, proceder a
publicação no Diário Oficial do Estado, do Plano de Classificação de Documentos
de Arquivo, bem como da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo, após aprovação da Comissão Permanente de Gestão Documental.
11. Caberá aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema, adotar
o sistema informatizado de Código e Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo – SCTT, no qual será disponibilizado pelo Órgão Normativo
após os procedimentos instituídos no Art. 3º desta Instrução Normativa.
11.1 - Os usuários do sistema informatizado
SCTT deverão receber sua senha junto ao Órgão Normativo do Sistema, por meio de
documento emitido pela autoridade competente do seu órgão.
12. A Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo do Estado de Santa Catarina
que trata esta Instrução Normativa, indica todos os documentos de arquivo
produzidos pela Administração Pública Estadual no exercício de suas atividades
- meio, nos seguintes suportes:
a) papel:
b) magnético;
c) óptico;
d) filme;
e) fita.
13. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos farão
aplicar, em suas respectivas áreas de atuação, o Plano de Classificação de
Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, estabelecido nesta
Instrução Normativa.
14. Caberá as
Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos comunicar ao Órgão Normativo
do Sistema, a eventual existência de outros documentos de arquivo produzidos em
decorrência de atividades - meio não indicados no Plano de Classificação de
Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo do Estado de Santa Catarina das atividades - meio, para seu Órgão.
14.1 - A comunicação
deverá ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade,
devidamente justificada.
15. Para efeitos desta
Instrução Normativa, considera-se:
I. Grupo Funcional – Corresponde as
macro funções, descritas conforme classificação detalhada abaixo.
1 – ADMINISTRAÇÃO GERAL: Está vinculado com o planejamento das ações do governo: a organização, o funcionamento e a promoção, os atos administrativos e o apoio dos serviços jurídicos que possibilitem o andamento das rotinas administrativas de todos os órgãos.
2 – GESTÃO, CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE INTERNO: Relacionado à
execução da contabilidade geral, à execução orçamentária e financeira e ao
controle interno referente à prestação de contas, ao controle e comprovação da
receita e da despesa.
3 – GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS: Corresponde à administração do patrimônio mobiliário e
imobiliário do Estado, compreendendo a aquisição de bens, contratação e
administração de serviços nas diversas modalidades.
4 – GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS: Relacionado aos direitos e deveres dos servidores lotados
em cada órgão da administração direta, autarquia e fundações, quanto ao
pagamento de pessoal, ingresso e lotação, movimentação de pessoal, capacitação,
concessão de benefício funcional e previdenciário, saúde do servidor.
5 – COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Relacionado com a
Comunicação: Assessoria de Imprensa, Cerimonial e Relações Humanas;
Documentação: relativo a gestão de documentos, arquivo intermediário e produção
editorial; Informação: ligado a tecnologia da informação.
6 – GESTÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS: Fazem parte deste
grupo os documentos de atividades fim dos órgãos públicos da administração
direta, autarquias e fundações.
II. Sub-Grupo – Corresponde as macro funções. Este subgrupo foi criado
devido a necessidade de inserir dados relacionados às atividades finalísticas.
III. Função – Corresponde ao conjunto das atividades que o Estado
exerce para a consecução de seus objetivos, identificados na competência do
Órgão.
IV. Sub-função – Refere-se a um agrupamento de atividades afins,
correspondendo cada subfunção a uma vertente da função, identificado no que se
refere a competência de cada Órgão e no Regimento Interno.
V. Atividade – Relacionadas às ações, encargos ou serviços decorrentes
no exercício de uma função, identificada a partir do Regimento Interno de cada
Órgão.
VI. Documento – São tipos de documentos produzidos, recebidos ou
acumulados na Unidade. Um tipo de documento se distingue de outro a partir da
função, sub-função e atividade que lhe dá origem, relacionados ao grupo
funcional.
VII. Prazos de Guarda – Indica o tempo de permanência de cada tipo de documento
no lugar indicado, a saber:
a) Arquivo Corrente – Quantidade de anos em que o
documento deve permanecer no órgão/setor produtor ou acumulador, cumprindo a
finalidade pelo qual foi produzido.
b) Arquivo Intermediário – Quantidade de anos em que o
documento, após o prazo de guarda no Arquivo Corrente, deve ainda permanecer no
órgão produtor no Arquivo Central/Intermediário.
c) Destinação – Registro da avaliação final de cada
tipo de documento, neste campo é definido se o documento será eliminado ou
encaminhado para guarda permanente.
d) Eliminação – Quando o documento não apresenta valor
que justifique sua guarda definitiva, é assinalado o respectivo campo por um
“X.”
e) Guarda Permanente – Após esgotado o prazo de guarda
dos documentos previstos no Arquivo Corrente, Intermediário e no caso dos
documentos serem considerados de guarda definitiva, o campo respectivo é
assinalado por um “X”.
16. A aplicação do Plano de
Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, no que se
refere a ELIMINAÇÃO de documentos, deverá
seguir, rigorosamente a Legislação vigente e a orientação do Órgão Normativo do
Sistema.
17. Os fluxogramas que
compõem o Anexo Único desta Instrução Normativa que trata das rotinas de
elaboração e da aplicação da Tabela de Temporalidade deverão ser utilizados
pelos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema.
18. Ficará sujeito à
responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou
considerado como de interesse público e social.
19 Esta Instrução
Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.
Florianópolis, 25 de
novembro de 2008.
ANTÔNIO MARCOS GAVAZZONI
Secretário de Estado da Administração
ANEXO
ÚNICO
Fluxograma para a elaboração da Tabela de Temporalidade
Rotina 1
1º – A
GEDOC orienta as CPADs – Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema;
2º– Em
cada órgão, a respectiva CPAD realiza o levantamento documental;
3º – Com base nos levantamentos, a CPAD elabora a Pré-Tabela de Temporalidade de Documentos; ou, com base nas restrições apontadas pela CPGD, executa os ajustes necessários (ver passo 5); ou, ainda, por recomendação da GEDOC, promove-lhe a atualização (ver passo 8);
4º – A CPAD envia a Tabela de Temporalidade de Documentos (Pré-Tabela, Tabela Ajustada ou Atualização da Tabela) para revisão da GEDOC;
5º – A
GEDOC, em procedimento de revisão, avalia a Tabela de Temporalidade
deDocumentos. Se considerada correta dá aceitação e a envia para a CPGD –
Comissão Permanente de Gestão Documental para análise técnica e aprovação; se
não, devolve-a para a CPAD para ajustes (retorna o passo 3 do processo);
6º – A
CPGD realiza análise técnica e decide: se aprovada, libera a Tabela à GEDOC
para publicação. Se não aprovada, a GEDOC recomenda ajustes à CPAD (retorna o
passo 3 do processo);
7º – A
GEDOC encaminha a publicação da Tabela no D.O.E. e, ocorrida a publicação, a
respectiva portaria é enviada à CPAD correspondente, para que seja iniciada a
aplicação da Tabela, iniciando pela orientação às diretorias e gerências sobre
os procedimentos a adotar (ver processo “Aplicação da Tabela de
Temporalidade”);
8º –
Decorridos dois anos da publicação, a GEDOC comunica à CPAD sobre procedimento
padrão de Atualização da Tabela (o processo é retomado a partir do passo 3).
Fluxograma para Aplicação da
Tabela de Temporalidade
Rotina 2
1º - A CPADs orienta as Diretorias e Gerências sobre a aplicação da Tabela;
2º - As Diretorias e Gerências selecionam os documentos com prazos de guarda vencido nos Arquivos Correntes;
3º - Os documentos com prazo vencido, possíveis de descarte são enviados a CPADs que iniciam o processo de eliminação;
4º - Os documentos com prazos vencidos, que não podem ser descartados, serão organizados, identificados e enviados aos Setoriais/Seccionais;
5º - O Setorial/Seccional transfere o documento ao Arquivo Central/Intermediário;
6º - Vencido o prazo de guarda no Arquivo Central/Intermediário deverão ser selecionados os documentos possíveis de descarte e enviados às CPADs;
7º - O documentos que não poderão ser descartados, o Setorial/Seccional solicita a GEDOC o seu recolhimento;
8º - A GEDOC inclui o Setorial/Seccional na programação, efetua o recolhimento e encaminha a GERED para incluir os documentos no Arquivo Permanente.
Fluxograma para
Aplicação da Tabela de Temporalidade
Rotina 3
1º - A CPADs lista os
documentos a serem eliminados;
2º - A CPADs elabora o
Edital de Eliminação e encaminha para a GEDOC para a revisão final do Edital;
3º - A
GEDOC envia o Edital para o Setorial/Seccional dos Órgãos para publicação;
4º - Se
não houver contestação a CPADs elabora o Termo de Eliminação e o encaminha ao
Setorial/Seccional para sua publicação;
5º - A CPADs fragmenta e
doa o material;
6º - Se
houver contestação do Edital a CPADs envia à CPGD para julgamento;
7º - A
CPGD não julga procedente, comunica ao contestante e envia a CPADs para
elaboração do Termo de Eliminação;
8º - O
Setorial/Seccional publica o Termo de Eliminação, envia à CPADs para
fragmentação e doação dos documentos;
9º - A
CPGD julgando procedente: primeiro encaminha ao Setorial/Seccional para o Arquivo
Intermediário; segundo enncaminha a GEDOC para o Arquivo Permanente; terceiro
encaminha ao Setorial/ Seccional para doação do documento ao contestante.
