Instrução Normativa- nº 10/2007

Orienta sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos integrantes do Poder Público Estadual.

A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, órgão normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental, conforme dispõe o art. 54 da Lei Complementar nº 381 de 07 de maio de 2007 e,

Considerando o disposto no art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 28 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando a Resolução Federal nº 5 do Conselho Nacional de Arquivos, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios;

Considerando a Lei Estadual nº 9747,de 26 de novembro de 1994, resolve:

Orientar os órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações Estaduais, quanto à observância dos seguintes procedimentos:

Art. 1º A eliminação de documentos nos órgãos do Poder Público ocorrerá após concluídos o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa.

Art. 2º O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 3º A listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

I- Cabeçalho contendo a identificação do órgão/gerência responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

II- Quadro contendo os seguintes campos:

a) código de classificação/função ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;

b) conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental.

e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos.

III- Rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do Diretor Geral do órgão, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Art. 4º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter:

I- Data da eliminação;

II- Indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação no Diário Oficial do Estado.

III- Nome do órgão produto/acumulador dos documentos eliminados;

IV-Nome do órgão responsável pela eliminação;

V- Referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI- Datas-limite dos documentos eliminados;

VII- Quantificação dos documentos eliminados;

VIII- Nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e

IX- Nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.

Art. 5º Os órgãos que ainda não elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões de Avaliação, conforme o que determina a lei nº 9747, de 26 de novembro de 1994, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas das Tabelas de Temporalidade à Diretoria de Gestão Documental/Arquivo Público do Estado, para aprovação.

Parágrafo único: Os órgãos referidos no caput deste artigo deverão elaborar, além da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de documentos, que tem por objetivo dar publicidade, no Diário Oficial do Estado, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda, devendo conter as seguintes informações:

I- Cabeçalho:

a) nome do órgão que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do edital;

II- Desenvolvimento do assunto tratado contendo:

a) identificação da autoridade do edital;

b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

c) nome do órgão dos documentos a serem eliminados;

d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá situar-se entre trinta e quarenta e cinco dias subsequentes à publicação do edital, e

III- encerramento:

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura do Presidente da Comissão e da Autoridade responsável

Art. 6º A eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de um dos membros da Comissão de Avaliação de Documentos.

Art. 7º Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos serão estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Instrução.

Florianópolis, 16 de outubro de 2007.

Antônio Marcos Gavazzoni

Secretário de Estado da Administração

ANEXO 1

_____________________________________________________________________

LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO--------------

ÓRGÃO LISTAGEM Nº-----

GERÊNCIA

_____________________________________________________________________

CÓDIGO OU Nº ASSUNTO DATAS- UNIDADE DE OBS:

DO ITEM LIMITE ARQUIVAMENTO

----------------------------------------------------

LOCAL/DATA

------------------------------------ ----------------------------------------------------

RESPONSÁVEL PRESIDENTE DA COMISSÃO

PELA SELEÇÃO DE AVALIAÇÃO

ANEXO 2

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos-------- dias do mês de ----------- do ano de ----------------, o (indicar o nome do órgão responsável pela eliminação), de acordo com o que consta da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos,ou a Listagem de Eliminação de Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo Diretor de Gestão Documental, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), e publicado no (indicar o Diário Oficial e data de publicação da Tabela e o Edital) procedeu à eliminação de (indicar a quantificação), documentos relativos a ( referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do (a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtor/acumulador), do período ( indicar as datas-limite dos documentos eliminados).

(nome do órgão responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3

(NOME DO ÓRGÃO)

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Nº____/_____

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria nº___ de __/__/__

publicada no (indicar o Diário Oficial), de ___/___/____, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titular) da Diretoria de Gestão Documental/Arquivo Público do Estado, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30º a 45º) escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o Diário Oficial), se não houver oposição, o (indicar o órgão responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do (indicar o nome do órgão produtor dos documentos a serem eliminados).

Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do (indicar o órgão ).

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)