ESTADO DE SANTA CATARINA

SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRA플O

 

INSTRU플O NORMATIVA N� 09/2003/SEA.

 

Orienta quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autua豫o, classifica豫o, expedi豫o, controle e distribui豫o de correspond�ncias; forma豫o, numera豫o de folhas, anexa豫o, apensa豫o, arquivamento de processos e tramita豫o de documentos.

 

O SECRET핾IO DE ESTADO DA ADMINISTRA플O, por meio da Diretoria de Arquivo P�blico do Estado � Ger�ncia de Gest�o Documental - �rg�o Normativo do Sistema de Administra豫o Patrimonial - considerando a necessidade de normatiza豫o dos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autua豫o, classifica豫o, expedi豫o, controle e distribui豫o de correspond�ncias, forma豫o, numera豫o de folhas, anexa豫o, apensa豫o, arquivamento de processos e tramita豫o de documentos nos �rg�os da Administra豫o Direta, Aut�rquica e Fundacional,

 

RESOLVE:

 

Orientar aos �rg�os setoriais e seccionais do Gabinete do Governador, Gabinete do Vice Governador, Secretarias de Estado, Autarquias e Funda寤es Estaduais, integrantes do Sistema de Administra豫o Patrimonial, quanto aos procedimentos relativos ao recebimento, registro, autua豫o, classifica豫o, expedi豫o, controle e distribui豫o de correspond�ncias; forma豫o, numera豫o de folhas, anexa豫o, apensa豫o, arquivamento de processos e tramita豫o de documentos

 

Art. 1� Para efeitos desta Instru豫o Normativa, considera-se:

 

I - CORRESPOND�NCIA OFICIAL: � aquela que trata de assuntos pertinentes ao �rg�o, trocada entre este e outras institui寤es governamentais e particulares, constando no envelope o nome do �rg�o e a Diretoria. Poder� conter o nome do servidor e o cargo que exerce.

 

II - CORRESPOND�NCIA PARTICULAR: � aquela de interesse pessoal de servidores do �rg�o, constando no envelope apenas o nome do servidor, sem indica豫o do cargo, do nome da institui豫o e/ou de seus setores ou, ainda com indica豫o de PARTICULAR.

 

III - PROCESSO: � o conjunto de documentos reunidos em capa pr�pria acumulados no decurso de uma a豫o administrativa ou judici�ria, seguindo tramita豫o, em que recebe pareceres, anexos e despachos.

 

IV - JUNTADA: � a uni�o de um processo a outro, com o qual tenha rela豫o ou depend�ncia, podendo se dar por anexa豫o ou apensa豫o.

 

V - ANEXA플O: � a uni�o de um processo a outro, ao qual se incorpora definitivamente, desde que pertencentes ao mesmo assunto e interessado.

 

VI - APENSA플O: � a uni�o provis�ria de dois ou mais processos para estudo, visando uniformidade de tratamento em mat�ria semelhante.

 

VII - DESAPENSA플O: � a separa豫o de dois ou mais processos juntados por apensa豫o.

 

VIII - ARQUIVAMENTO: � a guarda e conserva豫o de documentos de acordo com ordena寤es previamente estabelecidas, para fins de consulta e informa豫o.

 

IX - PROTOCOLO: � o setor da administra豫o respons�vel pelo recebimento, registro, controle da tramita豫o e expedi豫o de documentos, com vistas ao fornecimento de informa寤es aos usu�rios internos e externos. Pode ser centralizado, quando um �nico setor desenvolve as atividades de protocolo do �rg�o, tamb�m chamado de protocolo central ou descentralizado, quando as atividades de protocolo s�o desenvolvidas por setores criados para este fim, junto �s Diretorias dos �rg�os, denominados de protocolos setoriais.

 

Art. 2� Os procedimentos referentes ao recebimento, distribui豫o e expedi豫o das correspond�ncias dever�o seguir as seguintes condi寤es:

 

� 1� - Cabe ao protocolo, para registro, a abertura das correspond�ncias oficiais, exceto:

 

I - as de car�ter PARTICULAR;

II - as de car�ter CONFIDENCIAL;

III - as de qualquer MODALIDADE LICITAT�RIA, desde que estejam devidamente identificadas no envelope com carimbo, etiqueta ou qualquer outro meio similar.

 

� 2� - Toda a correspond�ncia oficial recebida ou expedida dever� obrigatoriamente ser encaminhada ao PROTOCOLO para registro e distribui豫o.

 

� 3� - A correspond�ncia de car�ter PARTICULAR, recebida pelo PROTOCOLO, dever� ser encaminhada diretamente ao destinat�rio, n�o sendo necess�rio o registro.

 

� 4� - Todo o documento dever� obrigatoriamente tramitar no �rg�o por interm�dio do PROTOCOLO, para o devido controle.

 

� 5� - Caber� aos PROTOCOLOS a numera豫o dos documentos a serem expedidos, que dever� ser seq�encial, em ordena豫o num�rico-cronol�gico, iniciada a cada ano.

 

� 6� - Toda a correspond�ncia oficial dever� conter, para sua identifica豫o, logo abaixo do timbre do Estado, o �rg�o emissor, seguindo a hierarquia, a esp�cie e o n�mero de ordem do documento e a data da emiss�o, conforme o Manual de Padroniza豫o e Reda豫o de Atos Oficiais, institu�do pelo Decreto n� 840 de 27/12/99.

 

I - Exemplos:

 

a) Se correspond�ncia emitida pelo Governador do Estado:

 

ESTADO DE SANTA CATARINA

GABINETE DO GOVERNADOR

 

Of�cio n�젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨� Local e Data

 

b) Se correspond�ncia emitida por Secret�rios de Estado:

 

ESTADO DE SANTA CATARINA

SECRETARIA DE ESTADO X

GABINETE DO SECRET핾IO

 

Oficio n�젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨 Local e Data

 

c) Se correspond�ncia emitida por Presidentes e Diretores Gerais de Autarquias e Funda寤es:

 

ESTADO DE SANTA CATARINA

NOME DA AUTARQUIA OU FUNDA플O

GABINETE DO PRESIDENTE OU DIRETOR GERAL

 

Of�cio n�젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨� Local e data

 

d) Se correspond�ncia emitida por Diretores das Secretarias, Autarquias e Funda寤es:

 

ESTADO DE SANTA CATARINA

NOME DA SECRETARIA, AUTARQUIA OU FUNDA플O

DIRETORIA X

 

Of�cio n�젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨 Local e data

 

e) Se correspond�ncia emitida por Gerentes:

 

ESTADO DE SANTA CATARINA

NOME DA SECRETARIA, AUTARQUIA OU FUNDA플O

DIRETORIA X

GER�NCIA X

 

Of�cio n�젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨젨 젨젨Local e data

 

� 7� - Os envelopes das correspond�ncias oficiais dever�o conter no canto superior esquerdo, a mesma identifica豫o das correspond�ncias especificadas no item acima, podendo a data ser omitida.

 

� 8� - No centro do envelope dever� ser especificado o nome do destinat�rio, cargo ou fun豫o que exerce, Diretoria ou Ger�ncia e endere�o completo, com o c�digo de Endere�amento Postal (CEP) e no verso, o endere�o completo do �rg�o remetente, que poder� ser datilografado ou por meio de carimbo.

 

� 9� - O uso de siglas ou abreviaturas dos �rg�os fica restrito � Comunica寤es Internas, n�o sendo permitido seu uso em nenhuma outra esp�cie de documento oficial.

 

Art. 3� A forma豫o de processos dever� seguir as seguintes condi寤es:

 

� 1� Os documentos que devem formar processos, s�o aqueles cujo conte�do esteja relacionado a a寤es jur�dicas, opera寤es cont�beis-financeiras e de direitos pessoais de servidores p�blicos.

 

� 2�� O processo s� poder� ser formado a partir de:

 

I - originais de documentos;

II - c�pias de documentos, quando acompanhadas de solicita豫o oficial (Comunica豫o Interna ou Of�cio), solicitando expressamente ao PROTOCOLO seu processamento.

 

� 3� A numera豫o atribu�da aos processos dever� obedecer a ordem seq�encial e cronol�gica, iniciada a cada ano, n�o se admitindo repeti豫o de n�meros ou diferencia寤es por meio de letras ou quaisquer outros s�mbolos.

 

� 4� N�o se admite a retirada ou substitui豫o de folhas de processos. Se houver algum motivo que justifique a anula豫o de documentos integrantes do processo, tal documento dever� receber o carimbo de anula豫o, constando em folhas de despacho com a devida justificativa.

 

� 5� Todas as folhas (exceto a capa) constantes do processo ser�o numeradas seq�encialmente, a partir do n� 01, devendo conter no canto superior da folha os seguintes dados:

 

�RG홒_________________

FL:_____________________

RUBRICA:_______________

 

 

� 6� A numera豫o das folhas iniciais ser� efetuada no PROTOCOLO quando da forma豫o do processo, sendo que as folhas seguintes ser�o numeradas pelos servidores que as inserirem. Caso o documento inserido tenha sido registrado, o PROTOCOLO dever� ser comunicado para proceder o devido registro.

 

� 7� N�o se admite numera豫o repetida de folhas ou diferencia豫o por meio de letras ou quaisquer outros artif�cios.

 

� 8� O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, ser�o apensados ao processo com carimbo constando o respectivo n�mero e a palavra 밃NEXO�, conforme modelo a seguir:

 

ANEXO DO PROCESSO N� ________

 

 

Art. 4� A anexa豫o de processos ser� realizada de acordo com as seguintes condi寤es:

 

� 1� Somente ao PROTOCOLO compete proceder a anexa豫o de processos, mediante solicita豫o do setor interessado, valendo-se de despacho dado no processo mais antigo, conforme modelo abaixo:

 

 

 

Ao PROTOCOLO para anexar o(s) Processo(s) n� (s) _______________ao(s) Processo(s) n� ______________e restituir ao (nome do setor)

 

Data

Assinatura e carimbo

 

 

� 2� A anexa豫o ser� efetuada mediante carimbo, conforme modelo abaixo, sendo que as folhas do(s) processo(s) anexado(s) ter�o sua numera豫o cancelada, devendo ser numeradas, prosseguindo-se a numera豫o, seq�encialmente, a partir da �ltima folha do processo mais antigo.

 

 

TERMO DE JUNTADA POR ANEXA플O

Nesta data, por solicita豫o do(a) ____________juntei ao Processo n� ________________________ o(s) Processo (s) n� (s) _______________ cuja numera豫o de folhas foram canceladas e renumeradas de __________________.

 

Local, dia, m�s e ano.

Assinatura e carimbo

 

 

� 3� Para a localiza豫o do documento ser� considerado o n�mero do Processo mais antigo, cabendo ao PROTOCOLO proceder o devido registro.

 

Art. 5� A opera豫o de apensa豫o e desapensa豫o de processos ser� realizada de acordo com as seguintes condi寤es:

 

� 1� Somente ao PROTOCOLO compete proceder a apensa豫o e desapensa豫o de processos, mediante solicita豫o do setor interessado, servindo-se de despacho dado no processo mais antigo, conforme modelos abaixo:

 

밃o PROTOCOLO para apensar o(s) processo(s) n�(s)______________ e restituir a(ao)� (Nome do setor_)_________�.

 

Data

Assinatura e carimbo

 

 

밃o PROTOCOLO para desapensar o(s) processo(s) n�(s)______________ e restituir a(ao)� (Nome do setor_)_________�.

 

Data

Assinatura e carimbo

 

Art. 6� O arquivamento e desarquivamento de processos ser�o realizados de acordo com as seguintes condi寤es:

 

� 1� O arquivamento de processos ser� efetuado no ARQUIVO CENTRAL, mediante despacho de 밃RQUIVE-SE�, com identifica豫o do respons�vel, a data e o carimbo.

 

� 2� O desarquivamento de processos ser� efetuado mediante solicita豫o, por meio de Comunica豫o Interna ou Of�cio ao PROTOCOLO, do interessado ou da autoridade competente, que ser� inserida no Processo.

 

� 3� O arquivamento e desarquivamento de processos se dar�o por interm�dio do PROTOCOLO, para que o mesmo possa proceder o devido registro.

 

� 4� O arquivamento dos demais documentos, ser� feito de acordo com a Instru豫o Normativa n� 001/2003/DARP/SEA, publicada no Di�rio Oficial do Estado de 15/8/2003.

 

Art. 7� A celeridade na tramita豫o e expedi豫o de documentos ser� realizada de acordo com as seguintes condi寤es:

 

� 1� As correspond�ncias de car�ter URGENTE E URGENT�SSIMO, poder�o ser encaminhadas em m�os, quando locais, por pessoa dos �rg�os setoriais e seccionais, desde que estejam previamente registradas no PROTOCOLO.

 

� 2� A expedi豫o de correspond�ncias para outros locais, dever� ser feita por meio do PROTOCOLO, via correio, sedex, ou outro meio de entrega r�pida.

 

� 3� O grau URGENTE ser� conferido aos documentos que requeiram, na sua tramita豫o, ou por seu trato ou solu豫o, celeridade maior do que a rotineira.

 

I - A classifica豫o URGENTE, somente poder� ser aposta por dirigente de �rg�os at� em n�vel de Gerente.

 

� 4� O grau URGENT�SSIMO, s� poder� ser conferido aos documentos que devem ser examinados ou decididos com absoluta prioridade em rela豫o aos demais em tramita豫o.

 

I - A classifica豫o URGENT�SSIMO, s� poder� ser aposta at� em n�vel de Diretor-Geral.

 

� 5� Os graus URGENTE e URGENT�SSIMO ser�o apostos mediante carimbo, facultado o seu uso com etiquetas ou outro meio similar.

 

Art. 8�� A tramita豫o de documentos dever� seguir as seguintes condi寤es:

 

� 1� Todos os despachos exarados nas correspond�ncias oficiais e nos processos, pelas autoridades competentes, devem ser encaminhados ao PROTOCOLO, por meio de guia de encaminhamento, para que este proceda o devido registro.

 

� 2� O referido despacho dever� registrar claramente o setor ou o respons�vel a que se destina.

 

Art. 9� Recomenda-se que os �rg�os p�blicos utilizem o SPP � Sistema de Protocolo Padr�o, desenvolvido pelo CIASC, para que haja uniformidade de procedimentos.

 

� 1� Os sistemas de controle de documentos ou sistemas de protocolo desenvolvidos por outras empresas, adquiridos pelos �rg�os p�blicos devem ser compat�veis com o SPP � Sistema de Protocolo Padr�o.

 

Art. 10 Esta Instru豫o Normativa entrar� em vigor na data de sua publica豫o.

 

Art. 11 Fica revogada a Instru豫o Normativa n� 3, de 20 de setembro de 1991.

 

Florian�polis, 22 de setembro de 2003.

 

 

MARCOS VIEIRA

Secret�rio de Estado da Administra豫o