INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 4 – 2025

 

Orienta sobre os procedimentos relativos à elaboração, aplicação e atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos do Estado de Santa Catarina das atividades-meio e atividades-fim, enquanto instrumentos de gestão documental a serem empregados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

 

A SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, órgão central e normativo do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial, considerando o art. 126, III, “d”, da Lei Complementar nº 741, de 12 de junho de 2019, e nos termos da Lei nº 9.747, de 26 de novembro de 1994, do Decreto nº 1.444, de 23 de março de 1988, e do Decreto nº 902, de 21 de outubro de 2020 e, ainda, conforme processo SEA 1189/2025,

 

RESOLVE:

 

Orientar os órgãos setoriais e seccionais integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO), quanto aos procedimentos referentes à elaboração, aplicação e atualização do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), das atividades-meio e das atividades-fim, a serem empregados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, nos seguintes termos:

 

Art. 1º A classificação de documentos é um processo essencial para a organização e preservação de informações e para fins desta instrução normativa compreenderá o conjunto de procedimentos especializados que visam agrupar os documentos de arquivo, qualquer que seja o suporte, relacionando os órgãos produtores ou custodiadores às atividades realizadas no exercício de suas atribuições legais.

 

Parágrafo único. Entende-se por classificação de documentos o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo do documento, relacionando-os ao grupo, ao subgrupo, à função, à subfunção e à atividade realizada pelos setores ou órgãos responsáveis por sua produção ou acumulação.

 

Art. 2º O PCD e a TTD do Estado de Santa Catarina constituem os instrumentos de gestão documental a serem aplicados durante todo o ciclo de vida dos documentos públicos produzidos ou sob a custódia dos órgãos integrantes do SGDPO.

 

Art. 3º Os instrumentos de gestão documental seguem a metodologia funcional, isto é, os documentos que os integram encontram-se distribuídos hierarquicamente de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais geral para o mais específico.

 

Art. 4º O órgão produtor ou que detém a custódia de documentos públicos é a instituição ou entidade juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções do Estado. Para cumprir seus objetivos, o órgão produtor executa inúmeras atribuições legalmente conferidas, denominadas função, subfunção e atividade, indicadas no PCD.

 

Parágrafo único. Para fins de organização dos arquivos, deve-se obedecer ao princípio da proveniência, segundo o qual, os arquivos originários de uma instituição não devem ser misturados aos de origem diversa.

 

Art. 5º Para efeitos da operacionalização desta Instrução Normativa, consideram-se os seguintes conceitos a serem observados na elaboração dos instrumentos de gestão documental das atividades-meio e atividades-fim:

 

I. Grupo Funcional corresponde às macrofunções estabelecidas na organização do Estado, descritas conforme classificação detalhada abaixo:

 

1 – ADMINISTRAÇÃO GERAL: Está vinculado com o planejamento das ações do governo: a organização, o funcionamento e a promoção, os atos administrativos e o apoio dos serviços jurídicos que possibilitem o andamento das rotinas administrativas de todos os órgãos.

 

2 – GESTÃO, CONTABILIDADE, FINANÇAS E CONTROLE INTERNO: Relacionado à execução da contabilidade geral, à execução orçamentária e financeira e ao controle interno referente à prestação de contas, ao controle e comprovação da receita e da despesa.

 

3 – GESTÃO DE PATRIMÔNIO, BENS MATERIAIS E SERVIÇOS: Corresponde à administração do patrimônio mobiliário e imobiliário do Estado, compreendendo a aquisição de bens, contratação e administração de serviços nas diversas modalidades.

 

4 – GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS: Relacionado aos direitos e deveres dos servidores lotados em cada órgão da administração direta, autarquia e fundações, quanto ao pagamento de pessoal, ingresso e lotação, movimentação de pessoal, capacitação, concessão de benefício funcional e previdenciário, saúde do servidor.

 

5 – COMUNICAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: Relacionado com a Comunicação: Assessoria de Imprensa, Cerimonial e Relações Humanas; Documentação: relativo a gestão de documentos, arquivo intermediário e produção editorial; Informação: ligado a tecnologia da informação.

 

6 – GESTÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS: Fazem parte deste grupo os documentos de atividades-fim dos órgãos públicos da administração pública estadual.

 

II. Subgrupo: Corresponde ao detalhamento das macrofunções visando atender às especificidades do Grupo 6, relacionadas às atividades finalísticas. Para efeitos de organização da hierarquia, nas atividades-meio, atribui-se ao subgrupo, a mesma nomenclatura do Grupo.

 

III. Função – Corresponde ao conjunto das atividades que o Estado exerce para a consecução de seus objetivos, identificados na competência do órgão.

 

IV. Subfunção – Refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfunção a uma vertente da função, identificado no que se refere a competência de cada órgão e no Regimento Interno.

 

V. Atividades – Relacionadas às ações, encargos ou serviços decorrentes no exercício de uma função, identificada a partir do Regimento Interno de cada órgão.

 

VI. Documento – Refere-se aos tipos de documentos produzidos ou mantidos sob a custódia da Unidade. Um tipo de documento se distingue de outro a partir da função, subfunção e atividade que lhe dá origem, relacionados ao grupo funcional.

 

VII. Prazos de Guarda – Correspondem aos prazos de vigência e precaucional, ou seja, indicam o tempo de permanência de cada tipo de documento no lugar indicado, a saber:

 

a) Arquivo Corrente – Quantidade de anos em que o documento deve permanecer no órgão/setor produtor ou acumulador, cumprindo a finalidade pelo qual foi produzido.

 

b) Arquivo Intermediário – Quantidade de anos em que o documento, após o prazo de guarda no Arquivo Corrente, deve ainda permanecer no órgão produtor no Arquivo Central/Intermediário.

 

VIII. Destinação – Registro da avaliação final de cada tipo de documento, neste campo é definido se o documento será eliminado ou encaminhado para guarda permanente.

 

a) Eliminação – Quando o documento não apresenta valor que justifique sua guarda definitiva, é assinalado o respectivo campo por um “X”.

 

b) Guarda Permanente – Após esgotado o prazo de guarda dos documentos previstos no Arquivo Corrente, Intermediário e no caso dos documentos serem considerados de guarda definitiva, o campo respectivo é assinalado por um “X”.

 

Art. 5º O PCD e a TTD estão atualmente divididos em seis grupos. Os grupos de 1 a 5 referem-se à classificação das atividades-meio, que são as funções comuns a todos os órgãos do Estado, determinadas pelos Sistemas Administrativos do Estado e distribuídas hierarquicamente. O Grupo 6 abrange as funções finalísticas do Estado, sendo cada uma identificada como um subgrupo.

 

Art. 7º A classificação estrutura-se em seis níveis, da seguinte forma:

 

01 Grupo

01.01 Subgrupo

01.01.01 Função

01.01.01.01 Subfunção

01.01.01.01.01 Atividade

01.01.01.01.01.001 Documento

 

Parágrafo único. O código de classificação dos níveis, desde o grupo até o documento, serão gerados automaticamente pelo Sistema de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (SCTD).

 

Art. 8º O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é um instrumento de gestão documental utilizado para classificar todo e qualquer documento público produzido ou mantido sob a custódia dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, no exercício de suas funções.

 

Art. 9º Os instrumentos de gestão documental tratados nesta Instrução Normativa, abrangem todos os documentos públicos produzidos ou mantidos sob a custódia dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual no exercício de suas atividades, independentemente do suporte de apresentação.

 

Art. 10 A TTD é o instrumento utilizado para registrar o ciclo de vida de todo e qualquer documento produzido ou mantido sob a custódia dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual no exercício de suas funções e atividades, onde devem constar os prazos de guarda dos documentos de fase corrente, sua transferência ao arquivo intermediário ou central, sua destinação, qual seja a eliminação ou o recolhimento ao Arquivo Público do Estado para guarda permanente, bem como a classificação de acesso/sigilo dos documentos.

 

Art. 11 Os órgãos integrantes do SGDPO deverão adotar, obrigatoriamente, para gestão dos documentos públicos produzidos ou sob sua custódia, o modelo padrão de PCD e de TTD para suas atividades-meio e atividades-fim.

 

Parágrafo único. Os instrumentos de gestão dos documentos das atividades-meio deverão ser elaborados ou atualizados pelos órgãos centrais dos sistemas administrativos de gestão vigentes no Estado, sob a orientação e supervisão do órgão central do SGDPO, por intermédio do seu núcleo técnico, representado pela GEDOC/DIAP e serão submetidos à aprovação do Arquivo Público do Estado, por intermédio da Comissão Permanente de Gestão Documental (CPGD).

 

Art. 12 Caberá aos órgãos setoriais e seccionais do SGDPO, a elaboração ou atualização dos seus respectivos instrumentos de gestão documental desenvolvidos para suas atividades específicas ou atividades-fim, sob a orientação e supervisão do órgão central do SGDPO, por intermédio do seu núcleo técnico, representado pela GEDOC/DIAP e serão submetidos à aprovação do Arquivo Público do Estado, por intermédio da Comissão Permanente de Gestão Documental (CPGD).

 

Parágrafo único. À GEDOC/DIAP caberá a avaliação técnica destes instrumentos para verificação da conformidade às normas vigentes e pertinência dos elementos constantes na proposta, antes de submetê-los à aprovação.

 

Art. 13 Os órgãos setoriais e seccionais do SGDPO, deverão estabelecer os prazos de guarda, a destinação de documentos e a classificação de acesso/sigilo dos documentos relativos às suas atividades finalísticas, sob a orientação do órgão central do SGDPO.

 

Art. 14 A elaboração ou atualização do PCD e da TTD das atividades-fim, deverá ser registrada em processo próprio no SGP-e ou Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos equivalente, observando a seguinte classificação:

 

§ 1º O processo de elaboração do PCD e TTD deverá ser autuado no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, utilizando-se o Assunto 1324 – Instrumentos de Gestão Documental e Classe 22 – Processo sobre Elaboração dos Instrumentos de Gestão Documental.

 

§ 2º O processo de atualização do PCD e TTD deverá ser autuado no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, utilizando-se o Assunto 1324 – Instrumentos de Gestão Documental e Classe 23 – Processo sobre Atualização dos Instrumentos de Gestão Documental.

 

§ 3º As empresas públicas e sociedades de economia mista deverão formalizar suas solicitações em seus próprios Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e também, via e-mail, à Gerência de Gestão Documental (GEDOC), a quem caberá a atuação dos respectivos processos no SGP-e, conforme instruído nos parágrafos anteriores.

 

§ 4º Deverão compor o processo de elaboração ou atualização, obrigatoriamente, os seguintes documentos:

 

I – Proposta Final de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade assinada pela CPAD do órgão e gestor do órgão;

II – Relatório das atividades desenvolvidas para a execução do trabalho contendo: regimento interno, organograma, legislação que serviu de base para definição dos prazos de guarda e destinação final; referências legais ou demais utilizadas, como tabelas de outros estados/instâncias/órgãos, explicações a respeito dos valores;

III – Parecer da área responsável pelos documentos aprovando os documentos listados no PCD, os prazos de guarda e destinação dos documentos e as regras de acesso para cada documento produzido ou sob custódia da área, constantes da TTD;

IV – Ofício do órgão solicitando aprovação dos instrumentos de gestão documental (plano de classificação e tabela de temporalidade).

 

§ 5º Ao elaborar a minuta dos novos instrumentos de gestão documental do órgãos ou sua atualização, os órgãos setoriais e seccionais devem observar a seguinte configuração, para melhor análise por parte da GEDOC/DIAP e CPGD:

 

I – Na criação da primeira versão do PCD e da TTD, todos os campos, desde o nível de grupo até o documento, bem como os prazos de guarda e destinação final, devem estar com a fonte na cor VERDE;

II – Na atualização somente as NOVAS inclusões e/ou alterações, desde o nível de grupo até o documento, bem como os prazos de guarda e destinação final, devem estar com a fonte na cor VERDE;

III – Todos os documentos devem seguir o padrão na nomenclatura, composto por ESPÉCIE + ASSUNTO. Exemplo: Ofício (espécie) + sobre Acesso à Informação (assunto);

IV – Verificar a ortografia e a padronização das palavras, garantindo que o nome do documento inicie com letra maiúscula e artigos e preposições estejam em letra minúscula. Exemplo: Ofício sobre Moção;

V – Não podem haver documentos com nomes iguais;

VI – Todos os documentos devem ter o campo observação da TTD preenchido indicando a norma (decreto, portaria, lei, etc.) ou o fundamento de amparo (decisão judicial, decisão TCE, etc) ou tabelas de outros órgãos de referência para área, foram utilizados para determinação dos prazos de guarda e a destinação;

VII – Caso esteja sendo realizada a atualização da TTD, o preenchimento desse campo vai ser cobrado apenas para aqueles documentos que são novas inclusões ou que sofreram alteração nos prazos de guarda e/ou destinação;

VIII – Documentos que serão inativados, na atualização, devem estar tachados e com fonte na cor VERMELHA;

IX – No campo observação da TTD deve ser indicado o motivo pelo qual o documento está sendo inativado;

X – Os documentos que sofrerem alterações nos prazos de guarda e/ou na destinação, durante a atualização, deverão apresentar informação antiga tachada e estar com a fonte na cor VERMELHA. A nova informação deve ser exibida com a fonte na cor VERDE, conforme modelo constante no Anexo II, desta normativa.

 

 

XI – Os prazos definidos, na fase corrente, como indeterminados na TTD (por exemplo: enquanto vigora, até o encerramento da ação, até aprovação das contas, enquanto o servidor permanecer, até a conclusão do procedimento, etc.) devem ter indicados, no campo Observação, o fato ou ação que dá causa ao início desta contagem do prazo.

 

Art. 15 O PCD e a TTD das atividades-meio e atividades-fim deverão ser publicados integralmente no Diário Oficial do Estado.

 

§ 1º Os instrumentos de gestão das atividades-meio serão consolidados pela SEA, sob coordenação da GEDOC/DIAP e, na sequência, serão submetidos à apreciação da CPGD.

 

§ 2º Os instrumentos de gestão das atividades-fim serão publicados cada qual pelo respectivo órgão demandante, sob a orientação, supervisão e coordenação da CPAD do respectivo órgão.

 

Art. 16 O Sistema de Classificação e Temporalidade de Documentos – SCTD consiste na ferramenta de gestão documental utilizada pelo órgão central do SGDPO para o controle e o acompanhamento do PCD e da TTD das atividades-meio e atividades-fim dos órgãos integrantes do SGDPO.

 

§ 1º O SCTD, ou outro que vier a substituir, deverá ser adotado como padrão por todos os órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações.

 

§ 2º A GEDOC/DIAP autoriza o acesso ao SCTD para os membros do CPAD exclusivamente para a inclusão das informações contidas nos instrumentos de gestão aprovados pela CPGD. As demais funcionalidades do sistema são de competência exclusiva do GEDOC.

 

§ 3º As empresas públicas e sociedades de economia mista, que não utilizam o SCTD, deverão informar à GEDOC/DIAP as ferramentas equivalentes utilizadas para a gestão dos instrumentos de gestão documental em seus respectivos órgãos.

 

Art. 17 As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) e as Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (Sub-CPADs) deverão orientar, em suas respectivas áreas de atuação, a utilização dos instrumentos de gestão documental, para atividades-meio e atividades-fim, desde a produção até a destinação dos documentos, inclusive a necessidade de atualização do PCD e da TTD.

 

Art. 18 Na hipótese de surgimento de novos documentos não previstos do PCD e TTD, caberá às CPADs providenciar a atualização dos instrumentos de gestão documental para contemplar as novas demandas.

 

§ 1º Excepcionalmente, a CPAD poderá solicitar à GEDOC/DIAP a inclusão dos novos documentos no SCTD enquanto providenciam a atualização do PCD e da TTD.

 

§ 2º A comunicação deverá ser obrigatoriamente acompanhada de proposta de temporalidade das fases corrente e intermediária, bem como a destinação e classificação do sigilo, devidamente justificados.

 

Art. 19 A aplicação do PCD e da TTD, no que se refere à destinação de documentos, deverá seguir a legislação vigente correlata à área de conhecimento e demais orientações ou normatizações do órgão central do sistema administrativo ao qual estiverem vinculados ou subordinados tecnicamente.

 

Art. 20 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

 

Art. 21 As disposições desta Instrução Normativa aplicam-se também aos documentos arquivísticos digitais.

 

Art. 22 Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Instrução Normativa nº 018/2008/SEA e demais disposições em contrário.

 

VÂNIO BOING

Secretário de Estado da Administração

 

RODRIGO FERNANDO BEIRÃO

Diretor do Arquivo Público

 

ANEXO I

 

MODELO DE PORTARIA DE HOMOLOGAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DOCUMENTAL

 

PORTARIA N° XXX / XXXX

 

O [TITULAR DO ÓRGÃO], no uso de suas atribuições legais, nos termos do art. 8º da Lei nº 9.747/1994, do art. 7º do Decreto nº 902/2020, e da Instrução Normativa SEA nº 8/2024,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Homologar o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos – atividades-fim, estabelecidos nos Anexos 1 e 2 desta Portaria, respectivamente, e determinar seu uso na instrução de processos e na gestão de documentos, no âmbito deste órgão.

 

Art. 2º Caberá à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do xx – CPAD/xx a competência de acompanhar o processo de implantação do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim, em todos os setores que produzem ou arquivam documentos, inclusive no cadastramento de documentos e processos eletrônicos no [Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos vigente no respectivo órgão].

 

Art. 3º As unidades administrativas responsáveis pela produção, tramitação, uso e arquivamento de documentos devem seguir as orientações da CPAD/xx e realizar os procedimentos de aplicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivos – atividades meio e fim para fins de gestão documental.

 

Art. 4º Será considerada como falta funcional o descumprimento do previsto nesta Portaria, aplicando-se as sanções legais e administrativas que couberem.

 

Art. 5º Fica revogada a Portaria nº xx, publicada em xx/xx/xxxx e demais disposições em contrário.

 

Art. 6º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

NOME DO TITULAR

Cargo do Titular