INSTRUÇÃO NORMATIVA CGE Nº 02, DE 23 DE FEVEREIRO DE 2021.

 

Regulamenta, no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, a padronização do cadastro, da autuação e do controle de acesso de documentos e de processos digitais no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, referentes às Providências Administrativas Preliminares à instauração de Tomada de Contas Especial, à Tomada de Contas Especial, aos Procedimentos Correcionais e às Denúncias de Ouvidoria.

 

O CONTROLADOR-GERAL DO ESTADO, no uso das atribuições que lhe conferem o artigo 25, incisos I, VI e VIII e o artigo 106, § 1º, inciso III da Lei Complementar Estadual nº 741, de 12 de junho de 2019, c/c o artigo 74, parágrafo único, incisos I e III da Constituição do Estado de Santa Catarina,

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Estabelecer, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, nos termos da presente Instrução Normativa (IN), as regras de padronização do cadastro, da autuação e do controle de acesso de documentos e processos digitais no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, relacionados a:

 

I - Providências Administrativas Preliminares à instauração de Tomada de Contas Especial;

 

II - Tomada de Contas Especial;

 

III - Procedimentos Correcionais; e

 

IV - Denúncias de Ouvidoria.

 

Art. 2º Para fins do disposto nesta IN, conceituam-se:

 

I - Assunto: campo no SGP-e em que se descreve a temática dos processos e documentos;

 

II - Classe: campo no SGP-e em que se define a subdivisão do Assunto;

 

III - Interessado: campo no SGP-e em que se registram os dados de CPF ou CNPJ, respectivamente, pessoas física ou jurídica, bem como de órgãos ou entidades, que detêm interesse no processo;

 

IV - Controle de Acesso: campo do SGP-e destinado às regras de permissão ou restrição de acesso a determinado processo, conforme o “Assunto”.

 

CAPÍTULO I

Das Providências Administrativas Preliminares

e da Tomada de Contas Especial

 

Art. 3º As Providências Administrativas Preliminares à instauração de Tomada de Contas Especial e a Tomada de Contas Especial serão cadastradas e autuadas no SGP-e, conforme “Assuntos” e “Classes” constantes no Anexo I desta IN.

 

§ 1º Providências Administrativas Preliminares à instauração de Tomada de Contas Especial são medidas administrativas que precedem a Tomada de Contas Especial, consistindo em diligências, notificações, comunicações ou outras providências devidamente formalizadas pela autoridade administrativa, visando à apuração dos fatos, identificação dos responsáveis, quantificação do dano e obtenção do ressarcimento ao erário.

 

§ 2º Tomada de Contas Especial é o procedimento devidamente formalizado pelo órgão ou entidade competente, que visa à apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação do dano, conforme disposto no art. 2º do Decreto Estadual nº 1.886, de 2 de dezembro de 2013.

 

Art. 4º Os procedimentos tratados neste capítulo deverão obedecer às regras de controle de acesso, da seguinte forma:

 

§ 1º Ao cadastrar os “Assuntos” 1344 ou 1047, conforme os códigos constantes no Anexo I, a aba do campo “Controle de Acesso” apresentará automaticamente o assunto “Providências Administrativas Preliminares à instauração de Tomada de Contas Especial” ou “Tomada de Contas Especial”, o qual conterá as regras de sigilo impostas, de acordo com a situação autuada.

 

§ 2º O Cadastrante, em hipótese alguma, deverá alterar o assunto constante do campo “Controle de Acesso”, sob o risco de tornar sem efeito as restrições atribuídas aos procedimentos de que trata este capítulo.

 

§ 3º A regra de sigilo automática referente às “Classes” dos “Assuntos” 1047 e 1344, permitirá o acesso dos seguintes perfis aos processos:

 

I - Setor (AGE/CGE) – Auditoria-Geral do Estado;

 

II - Setor (CGE/GAB) – Gabinete do Controlador-Geral do Estado;

 

III - Setor (CGE/Correg) – Corregedoria-Geral do Estado;

 

IV - Setor (CGE/GABA) – Gabinete do Controlador-Adjunto;

 

V - Regra 9 (Usuário com a carga do processo); e

 

VI - Regra 5 (Interessado do processo).

 

§ 4º O cadastrante, no momento da autuação dos procedimentos a que se referem este capítulo, deverá ativar a opção “Alterar controle de acesso para essa solicitação”, na aba “Controle de Acesso”, de modo a incluir o Setor de Controle Interno (CIOUV ou CONIN) do respectivo órgão ou entidade, na regra tratada no parágrafo anterior.

 

Art. 5º Os procuradores, representantes legais e prepostos poderão ter acesso ao processo autuado, mediante prévia solicitação ao órgão ou entidade competente, cabendo a estes a formalização de cadastro no SGP-e.

 

Parágrafo único. Mediante a realização do cadastro, os procuradores, representantes legais e prepostos poderão ser incluídos como interessados do processo.

 

CAPÍTULO II

Dos Procedimentos Correcionais

 

Art. 6º Para fins do disposto nesta IN, consideram-se procedimentos correcionais os processos que tratam da matéria disciplinar e de responsabilização de pessoas jurídicas, previstos em normas e regulamentos, pelos quais a administração exerce seu poder-dever de apurar infrações funcionais de agentes públicos e atos lesivos praticados por pessoa jurídica contra a Administração Pública do Poder Executivo Estadual.

 

Art. 7º O cadastro dos procedimentos correcionais obedecerá a classificação por “Assunto” e por “Classes”, conforme Anexo II desta IN.

 

Art. 8º Os procedimentos tratados neste capítulo deverão obedecer às regras de controle de acesso, da seguinte forma:

 

§ 1º Ao cadastrar os “Assuntos” 1380, conforme os códigos constantes no Anexo II, a aba do campo “Controle de Acesso” apresentará automaticamente o assunto “Procedimento Correcional”, o qual conterá as regras de sigilo impostas para a referida situação.

 

§ 2º O Cadastrante, em hipótese alguma, deverá alterar o assunto constante do campo “Controle de Acesso”, sob o risco de tornar sem efeito as restrições atribuídas aos procedimentos de que trata este capítulo.

 

§ 3º A opção “Alterar controle de acesso para essa solicitação”, referente à aba “Controle de Acesso” não deverá ser ativada pelo Cadastrante.

 

§ 4º A regra de sigilo automática, referente às “Classes” do “Assunto” 1380, permitirá o acesso dos seguintes perfis aos processos:

 

I - Setor (CGE/CORREG – Corregedoria-Geral do Estado);

 

II - Regra 9 (Usuário com a carga do processo); e

 

III - Regra 5 (Interessado do processo).

 

§ 5º Na opção “Interessados do Processo” (regra 5), a comissão processante deverá inserir os dados de todos os membros que a compõem, bem como os nomes das pessoas física ou jurídica investigada ou acusada, e a qualquer tempo, do procurador constituído, do representante legal e do preposto, se for o caso, desde que cadastrados no SGP-e.

 

§ 6º Para fins de atendimento à regra 5, à exceção da comissão processante e dos agentes públicos investigados e acusados, os demais interessados no processo deverão previamente requerer o respectivo acesso ao SGP-e, nos moldes do art. 5º.

 

CAPÍTULO III

Da Denúncia de Ouvidoria

 

Art. 9º Para fins do disposto nesta IN, considera-se Denúncia de Ouvidoria, passível de apuração, as notícias com elementos mínimos de relevância, autoria e materialidade sobre atos e fatos tidos por irregulares ou ilegais, cometidos por agentes públicos do Poder Executivo Estadual, e por pessoas jurídicas pelas práticas de atos lesivos contra a administração pública.

 

Art. 10 A Denúncia de Ouvidoria deverá ficar restrita ao sistema informatizado de ouvidoria, conforme estabelecido pelo Decreto nº 1.027, 21 de janeiro 2008 e alterações, sendo dispensada a abertura de processos no SGP-e.

 

§ 1º O órgão ou a entidade, em casos excepcionais, poderá realizar a autuação da Denúncia de Ouvidoria no SGP-e, situação em que deverá observar a classificação por “Assunto” e “Classe”, conforme o código constante no Anexo III desta IN.

 

§ 2º Ao cadastrar o “Assunto” 1409, conforme o código constante no Anexo III, a aba do campo “Controle de Acesso” apresentará automaticamente o assunto “Denúncia de Ouvidoria”, o qual conterá a regra de sigilo imposta para a referida situação.

 

§ 3º O cadastrante, em hipótese alguma, deverá alterar o assunto constante do campo “Controle de Acesso”, sob o risco de tornar sem efeito as restrições atribuídas ao procedimento de que trata este capítulo.

 

§ 4º A opção “Alterar controle de acesso para essa solicitação”, referente à aba “Controle de Acesso” não deverá ser ativada pelo Cadastrante.

 

CAPÍTULO IV

Das Disposições Gerais

 

Art. 11 O controle de acesso dos “Assuntos”, a que se referem esta IN, deverá constar desde o momento do cadastro até a conclusão do respectivo processo, ressalvando-se as situações em que o sigilo legal e/ou a proteção de dados pessoais deverão ser mantidos, nos termos da legislação específica.

 

Art. 12 No caso dos processos que estiverem ativos e em andamento, é responsabilidade do detentor da carga verificar se o processo está cadastrado com o “Assunto”, “Classe” e a respectiva regra de sigilo, conforme especificada nesta IN e, em caso de desacordo, implementar de imediato a adequação necessária.

 

Art. 13 No que couber serão observados os demais procedimentos dispostos na Instrução Normativa nº 3/2019 – SEA, de 1º de março de 2019, que estabelece as normas gerais e os procedimentos relativos à gestão de documentos e processos eletrônicos, ao funcionamento e utilização do SGP-e, no âmbito da administração direta, autárquica e fundacional do Poder Executivo.

 

Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Florianópolis, 23, fevereiro de 2021.

 

CRISTIANO SOCAS DA SILVA

Controlador-Geral do Estado

 

 

ANEXO I

Classificação - Providências Administrativas Preliminares e

Tomada de contas especial

 

 

 

ANEXO II

Classificação - Procedimentos Correcionais

 

 

 

ANEXO III

Classificação - Denúncias de Ouvidoria