DECRETO Nº 39, DE 21 DE FEVEREIRO DE 2019

 

Institui o programa Governo sem Papel no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta e estabelece outras providências.

 

O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições privativas que lhe conferem os incisos I, III e IV, inciso “a”, do art. 71 da Constituição do Estado e de acordo com o que consta nos autos do processo nº SEA 0792/2019,

 

DECRETA:

 

Art. 1º Fica instituído o programa Governo sem Papel, que visa à implantação e gestão de processos administrativos e documentos em formato eletrônico, no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

 

Art. 2º Fica o Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e) estabelecido como o sistema de gestão e tramitação de processos administrativos e documentos eletrônicos no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

 

Art. 3º Compete à Secretaria de Estado da Administração (SEA), como órgão gestor do SGP-e:

 

I – publicar normas complementares para o fiel cumprimento do disposto neste Decreto;

 

II – zelar pela contínua adequação do SGP-e à legislação de gestão documental, às necessidades da Administração Pública Estadual e aos padrões de uso;

 

III – acompanhar a adequada utilização do SGP-e, preservando a integridade e qualidade de informações nele contidas; e

 

IV – promover a capacitação dos usuários do SGP-e, orientando-os e prestando o suporte necessário.

 

§ 1º Cabe aos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual a fiscalização do bom uso e da integridade do SGP-e.

 

§ 2º O titular da SEA poderá solicitar à autoridade máxima do órgão ou entidade, quando constatado uso irregular do sistema, a delegação de competência para apuração dos fatos, nos termos do § 2º do art. 3º da Lei Complementar nº 491, de 20 de janeiro de 2010.

 

Art. 4º A partir de 2 de abril de 2019, todos os processos administrativos e documentos produzidos no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta deverão ser cadastrados e tramitados exclusivamente em formato eletrônico no SGP-e.

 

§ 1º As exceções ao disposto no caput deste artigo deverão ser autorizadas pela SEA.

 

§ 2º As ações relativas à abertura e formação de processos eletrônicos e à transformação de processos físicos em eletrônicos, bem como demais orientações, ocorrerão de acordo com o disposto em instrução normativa a ser publicada pela SEA.

 

Art. 5º No âmbito do SGP-e, fica definida a assinatura eletrônica, de uso pessoal e intransferível, como o registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, podendo ser:

 

I – assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de usuário e senha, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico; ou

 

II – assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para firmar documento eletrônico ou digital.

 

Art. 6º Para fins deste Decreto considera-se:

 

I – arquivo eletrônico: repositório de documentos e/ou de processos eletrônicos ou digitalizados;

 

II – documento eletrônico: documento produzido sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de processo de digitalização;

 

III – processo eletrônico: conjunto de documentos eletrônicos e eventos produzidos e registrados no SGP-e;

 

IV – transmissão eletrônica: toda forma de comunicação a distância de documentos ou arquivos digitais por meio da internet;

 

V – usuário interno: servidor público, colaboradores terceirizados e estagiários que tenham acesso, de forma autorizada, ao SGP-e; e

 

VI – usuário externo: qualquer cidadão ou pessoa jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas no âmbito do SGP-e e que não seja caracterizado como usuário interno.

 

Art. 7º Para todos os fins de direito, os documentos arquivados em forma eletrônica que tiverem sua integridade e autoria asseguradas nos termos deste Decreto terão o mesmo valor probante que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.

 

§ 1º Presumem-se fiéis, para todos os fins de direito, as reproduções em papel obtidas a partir de documentos arquivados em meio eletrônico de acordo com o que dispõe este Decreto.

 

§ 2º Os autos dos processos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a sua formação física.

 

Art. 8º Observado o disposto na legislação arquivística brasileira proposta pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos originais, independentemente do meio em que forem gerados, após serem arquivados eletronicamente na forma deste Decreto, poderão ser eliminados ou transferidos para outro suporte local de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade publicado pela SEA.

 

§ 1º Os documentos externos digitalizados e inseridos no SGP-e serão considerados como originais, devendo ser tramitados somente em meio eletrônico.

 

§ 2º As certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos ao âmbito da Administração Pública Estadual deverão ser mantidos em arquivo, após inserção no SGP-e, nos seus respectivos órgãos, que deverão promover a guarda determinada pelo Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade.

 

Art. 9º As movimentações geradas no SGP-e serão registradas com a indicação de data e horário de sua realização e a identificação do usuário que as realizou, informações que ficarão acessíveis às partes cadastradas em cada processo.

 

§ 1º Serão de exclusiva responsabilidade do usuário identificado as movimentações registradas no SGP-e.

 

§ 2º As tarefas praticadas no SGP-e serão consideradas realizadas na data e horário registrados pelo sistema, conforme o horário oficial de Brasília.

 

§ 3º Quando o ato for praticado para atender a prazo processual, será considerado tempestivo aquele transmitido integralmente até as 23h59min59 (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos) do último dia.

 

§ 4º Não serão considerados, para efeito de tempestividade, o horário inicial da conexão do usuário à internet, o horário inicial do acesso do usuário ao SGP-e ou os horários registrados pelos equipamentos do remetente.

 

§ 5º As anulações e retificações de eventos realizados por usuários internos deverão ser justificadas e registradas no histórico do processo.

 

§ 6º Após assinatura, os documentos não poderão ser alterados ou excluídos, devendo a retificação ser realizada por meio de inclusão de novo documento.

 

Art. 10. Caso ocorra inoperabilidade do SGP-e, os documentos poderão ser apresentados fisicamente de acordo com os modelos e autuados imediatamente quando o sistema for restabelecido, sendo prioritários os documentos que devem ser apreciados com urgência em virtude de prazo legal instituído.

 

§ 1º Para efeitos de instrução processual, serão considerados a data e o horário do recebimento do documento físico na unidade que efetuar o recebimento.

 

§ 2º Todos os documentos recebidos em virtude da inoperabilidade do SGP-e devem ser entendidos como documentos comprobatórios, inclusive para fins de arquivamento.

 

§ 3º A inoperabilidade do SGP-e será atestada por meio de certidão emitida pela SEA, hipótese em que serão suspensos os prazos processuais até o primeiro dia útil seguinte à sua divulgação no próprio sistema.

 

Art. 11. No prazo de até 10 (dez) dias, a partir da data de publicação deste Decreto, cada órgão ou entidade da Administração Pública Estadual deverá designar um responsável setorial pela implantação do programa Governo sem Papel.

 

Art. 12. Os casos omissos e excepcionais serão solucionados pela SEA.

 

Art. 13. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

 

Florianópolis, 21 de fevereiro de 2019.

 

CARLOS MOISÉS DA SILVA

Governador do Estado

 

DOUGLAS BORBA

Secretário de Estado da Casa Civil

 

JORGE EDUARDO TASCA

Secretário de Estado da Administração