DECRETO Nº 1.481, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2018

 

Dispõe sobre o Sistema Administrativo de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial e estabelece outras providências.

 

O GOVERNADOR DO ESTADO DE SANTA CATARINA, no uso das atribuições privativas que lhe conferem os incisos I e III do art. 71 da Constituição do Estado, conforme o disposto na Lei Complementar nº 381, de 7 de maio de 2007, e o que consta nos autos do processo nº SEA 15461/2017,

 

DECRETA:

 

CAPÍTULO I

DOS FUNDAMENTOS, DAS FINALIDADES E DOS CONCEITOS GERAIS

 

Art. 1º O Sistema Administrativo de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial (SGDPO) tem como objetivo assegurar a racionalização, padronização, identificação, preservação, acesso e divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais, bem como publicar os atos oficiais do Estado.

 

Art. 2º O SGDPO deve garantir o cumprimento da legislação em vigor quanto à padronização dos impressos oficiais, dos documentos e da publicação oficial.

 

Art. 3º Para efeitos deste Decreto, considera-se:

 

I – gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase corrente e intermediária, independentemente do suporte, visando ao seu controle, eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

 

II – documento de arquivo: aquele produzido e recebido por órgão ou entidade da Administração Pública Estadual Direta e Indireta em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza do documento;

 

III – publicação oficial: divulgação dos atos e outras manifestações da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, exigida pela legislação em vigor ou por determinação regulamentar;

 

IV – padronização: é o processo de desenvolvimento e implementação de normas técnicas, com o objetivo de definir especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, reprodutibilidade, segurança e qualidade dos impressos oficiais; e

 

V – impresso oficial: produto da arte gráfica em papel, na forma de folha, envelope, capa de processo, bloco de papel, livro, caderno, cartaz, fôlder, formulário ou assemelhado, utilizado no serviço administrativo, em divulgação ou correspondência dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta.

 

Art. 4º Os impressos oficiais são classificados da seguinte forma:

 

I – padronizado (MCP): impresso de uso em atividades comuns em todos os órgãos e entidades que compõem a estrutura pública estadual;

 

II – adaptado (ADP): todo impresso destinado a atender necessidades específicas de determinado órgão, observadas as normas de padronização;

 

III – promocional (PRO): impresso de uso na área promocional de atividades típicas ou específicas de cada órgão e entidade que compõe a estrutura pública estadual;

 

IV – formulário contínuo (CON): impresso de uso na área de informática em atividades típicas ou específicas de cada órgão ou entidade que compõe a estrutura pública estadual; e

 

V – material de livre reprodução (MLR): impressos de uso em atividades típicas ou específicas, emitidos por sistema informatizados de cada órgão e entidade que compõe a estrutura estadual.

 

CAPÍTULO II

DA ESTRUTURA DO SISTEMA

 

Art. 5º O SGDPO compreende hierarquicamente:

 

I – a Secretaria de Estado da Administração (SEA), como órgão central;

 

II – a Diretoria da Imprensa Oficial e Editora de Santa Catarina (DIOESC), como núcleo técnico;

 

III – as Secretarias de Estado Centrais e as Agências de Desenvolvimento Regional (ADRs), por meio de suas unidades administrativas e pelas estruturas descentralizadas dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual Direta e Indireta que detêm a competência do Sistema, como órgãos setoriais e setoriais regionais, respectivamente; e

 

IV – os órgãos e as entidades da Administração Pública Indireta, por meio de suas diretorias, como órgãos seccionais.

 

Parágrafo único. Todos os entes da Administração Pública Estadual Direta e Indireta subordinam-se tecnicamente à SEA, no que diz respeito ao ordenamento das atividades sistêmicas de gestão documental, editoração e publicação oficial.

 

CAPÍTULO III

DA COMPETÊNCIA DO ÓRGÃO CENTRAL DO SISTEMA

 

Art. 6º Ao órgão central do SGDPO, por intermédio de sua direção superior e de seu núcleo técnico, compete:

 

I – planejar, normatizar, padronizar, implantar, coordenar, racionalizar, supervisionar, apoiar, fiscalizar e auditar a gestão documental, os impressos oficiais e a destinação de documentos arquivísticos do Governo do Estado;

 

II – aprovar a adoção de técnicas de trabalho de modernização e aperfeiçoamento, objetivando o aprimoramento contínuo, permanente e articulado das atividades do Sistema;

 

III – convocar os órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais para reuniões técnicas, sempre que necessário, para aperfeiçoar e disciplinar o Sistema;

 

IV – participar da concepção de projetos e do gerenciamento de sistemas eletrônicos de gestão de documentos, analisando-os e emitindo parecer prévio quanto à sua implantação;

 

V – gerenciar o Arquivo Público do Estado, visando ao resgate, preservação, manutenção, disponibilização e divulgação do patrimônio documental estadual;

 

VI – acompanhar a legislação federal e as normas emanadas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), propondo sua adaptação ao âmbito estadual;

 

VII – efetuar a publicação de atos oficiais e orientar quanto à aplicação das normas técnicas para padronização de impressos oficiais no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta;

 

VIII – receber, classificar, formatar e taxar matérias para publicação oficial provenientes de órgãos públicos e privados e de particulares;

 

IX – coordenar e avaliar ações para criar, alterar ou extinguir impressos oficiais; e

 

X – editar e publicar o Diário Oficial do Estado (DOE).

 

Art. 7º Os Sistemas Informatizados de Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (SCTT), de Protocolo Padrão (SPP), de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e), de Requisição e Autorização de Impressão Eletrônica (RAI/SIGIO), Sistema Integrado de Gestão de Imprensa Oficial (SIGIO) ou quaisquer outros que venham a substituí-los são ferramentas tecnológicas do SGDPO utilizadas para estruturar, organizar e operacionalizar processos administrativos de gestão documental, editoração e publicação oficial, tendo como função facilitar o acesso a informações, tornando-as transparentes e garantindo mais agilidade e qualidade na prestação dos serviços públicos.

 

Parágrafo único. Os sistemas informatizados enumerados no caput deste artigo são de propriedade do Estado, administrados, mantidos e atualizados pela SEA, hospedados no Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC) e serão utilizados, obrigatoriamente, pelos órgãos setoriais, setoriais regionais, seccionais e unidades administrativas descentralizadas pertencentes ao SGDPO.

 

CAPÍTULO IV

DA COMPETÊNCIA DOS ÓRGÃOS SETORIAIS,

SETORIAIS REGIONAIS E SECCIONAIS DO SISTEMA

 

Art. 8º Aos órgãos do SGDPO compete:

 

I – programar, organizar, orientar, coordenar, executar e controlar as atividades relacionadas com a gestão documental e a publicação oficial, no âmbito do órgão ou da entidade a que estiverem administrativamente subordinados ou vinculados, zelando pelo cumprimento das instruções normativas e dos prazos fixados pelo órgão central do Sistema;

 

II – atender às convocações do órgão central, participando de reuniões, fóruns, palestras, cursos e eventos que visem ao aperfeiçoamento das atividades coordenadas pelo Sistema;

 

III – operacionalizar os sistemas informatizados de propriedade do Estado mantidos pelo Sistema;

 

IV – integrar a Comissão de Avaliação de Documentos do órgão ou da entidade a que estiverem subordinados ou vinculados, para elaboração da tabela de temporalidade;

 

V – articular-se com o órgão central do Sistema para coordenar a execução e aplicação da tabela de temporalidade no âmbito do órgão ou da entidade a que estiverem subordinados ou vinculados;

 

VI – elaborar calendário próprio para receber, por transferência, a documentação de arquivos correntes nas unidades administrativas ou equivalentes do órgão ou da entidade a que estiverem subordinados ou vinculados, organizando-a de acordo com orientações do órgão central do Sistema;

 

VII – elaborar índices e inventários do acervo que lhes pertencem, para controle e localização de documentos, e cedê-los por empréstimo, no nível interno do órgão ou da entidade a que estiverem subordinados ou vinculados, sempre que solicitado, procedendo ao devido registro; e

 

VIII – acionar o órgão central do Sistema sempre que a integridade dos conjuntos documentais arquivísticos sob sua responsabilidade for ameaçada.

 

Parágrafo único. Às unidades de protocolo dos órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais do Sistema, compete:

 

I – articular-se com as demais unidades administrativas no âmbito do órgão ou da entidade a que estiverem subordinadas ou vinculadas, visando a garantir o cumprimento das normas vigentes sobre formação de processos e expedição de correspondências;

 

II – integrar a Comissão de Avaliação de Documentos do órgão ou da entidade a que estiverem subordinadas ou vinculadas, para elaboração da tabela de temporalidade;

 

III – executar os serviços de recebimento, registro e tramitação de processos, correspondências e outros documentos, de acordo com orientações do órgão central do Sistema;

 

IV – garantir a conservação, a segurança e o eficiente registro de processos, correspondências e outros documentos;

 

V – obedecer às especificações preestabelecidas na tabela de formatos da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), constante do Anexo Único deste Decreto; e

 

VI – levantar e apresentar, sempre que solicitado, dados e informações fidedignos, a fim de subsidiar a elaboração de propostas com vistas à modernização de suas atividades.

 

CAPÍTULO V

DA PADRONIZAÇÃO DOS IMPRESSOS OFICIAIS

 

Art. 9º Os impressos oficiais devem obedecer às especificações preestabelecidas na tabela de formatos da ABNT, constante do Anexo Único deste Decreto.

 

Parágrafo único. Fica facultado o formato de qualquer série prevista na tabela de que trata o caput deste artigo, quando o documento não se ajustar às medidas apresentadas pela ABNT.

 

Art. 10. Na hipótese de prevalecer o disposto no parágrafo único do art. 9º deste Decreto, no sentido horizontal e vertical, ficam previstos os seguintes procedimentos:

 

I – manter, no mínimo, uma das margens do impresso dentro do formato especificado, no sentido horizontal e vertical; e

 

II – usar, como módulo de extensão, o tamanho da margem que está sendo acrescida.

 

Art. 11. Os impressos elencados nos incisos do caput do art. 4º deste Decreto serão na cor preta, excetuando-se os casos especiais que exigirem outras cores, devidamente apreciado e formalmente autorizado pela Comissão Estadual para a Racionalização e Padronização de Impressos.

 

Art. 12. O impresso oficial da Administração Estadual deverá ser preferencialmente confeccionado em off set, podendo ser utilizada outra modalidade de impressão, desde que preservadas as características da padronização estadual e mantido o padrão de qualidade.

 

Art. 13. O impresso oficial deverá apresentar 3 (três) áreas de ocupação assim definidas:

 

I – a primeira, localizada na parte superior, deve conter os seguintes dados:

 

a) o brasão do Estado e a expressão ESTADO DE SANTA CATARINA e o nome do órgão, para a Administração Direta; e

 

b) o logotipo da entidade e a expressão ESTADO DE SANTA CATARINA, para a Administração Indireta, quando da confecção de material de consumo específico, ADP, PRO, CON ou MLR, seguido do nome do órgão a que estiver vinculado e do nome da entidade que utilizá-lo, excetuando-se as empresas públicas e sociedades de economia mista, que poderão utilizar o logotipo e o nome da empresa;

 

II – a segunda, destinada ao preenchimento das informações específicas do impresso; e

 

III – a terceira, localizada na parte inferior, apresentará, no canto direito do formulário, o código do modelo definido pela SEA – MCP, ADP, PRO, CON ou MLR – seguido da respectiva série numérica, composta em corpo 6 (seis), caixa-alta, sendo observado para o impresso oficial a altura de 2 mm (dois milímetros) do último fio.

 

Art. 14. A localização adequada para figurar a logomarca de Governo do Estado é o quadrante direito da margem inferior.

 

Art. 15. As especificações mencionadas no art. 13 deste Decreto devem estar dispostas da seguinte forma:

 

I – o brasão do Estado, medindo 15 mm (quinze milímetros) de altura, será seguido da expressão ESTADO DE SANTA CATARINA, em caixa-alta, na fonte Arial, corpo 10 (dez), podendo assumir dimensão proporcional ao formato;

 

II – o título do impresso será alinhado à margem direita, à altura do nome do Estado, composto em caixa-alta, na fonte Arial, corpo 10 (dez), podendo assumir outra dimensão proporcional, de acordo com o formato;

 

III – o título e o subtítulo dos quadros serão sempre alinhados pela esquerda, compostos em caixa-alta, na fonte Arial, corpo 8 (oito), podendo assumir outra dimensão proporcional, de acordo com o formato; e

 

IV – o texto corrido será composto em caixa-alta ou baixa, ou alta e baixa, alinhamento justificado, na fonte Arial, corpo 8 (oito), podendo assumir outra dimensão proporcional ao formato.

 

Art. 16. As margens direita e esquerda do impresso oficial terão no mínimo 5 mm (cinco milímetros).

 

§ 1º Quando se tratar de impresso que deve ser arquivado, a margem esquerda será de 25 mm (vinte e cinco milímetros), podendo ser reduzida para 20 mm (vinte milímetros) ou 15 mm (quinze milímetros), conforme o formato do impresso.

 

§ 2º Os formulários impressos em ambas as faces deverão apresentar a margem de arquivamento também no verso, de maneira a coincidir com aquela do anverso.

 

Art. 17. O registro de texto corrido, título de quadro e subtítulo será feito pela margem esquerda, deixando livre a margem direita.

 

§ 1º Os parágrafos são caracterizados por entrelinhamentos maiores entre si.

 

§ 2º Não será permitido o seccionamento de palavras.

 

Art. 18. Deverá ser utilizado espacejamento normal entre as letras de cada palavra e o entrelinhamento simples entre as linhas de cada grupo de textos.

 

Art. 19. O título deverá estar entre quadros, destacado em negrito e com entrelinhamento de 5 mm (cinco milímetros), de base a base da linha horizontal dos quadros, relacionando-se com seus subtítulos para agrupar e definir espaços, contendo informações para facilitar o preenchimento e uniformizar os formulários.

 

§ 1º O quadro deverá estar fechado nas laterais, com cantos quadrados, e ser caracterizado por uma espessura única de fio igual a 1 mm (um milímetro) ou 0,5 pt (meio ponto).

 

§ 2º Para a divisão horizontal entre quadros, será usada uma distância de 3 mm (três milímetros) de base a base da linha dos quadros.

 

§ 3º Para a divisão horizontal entre grupos de quadros com títulos, será usada uma distância de 5 mm (cinco milímetros) de base a base da linha dos quadros.

 

§ 4º Para a divisão vertical entre quadros, será usada uma distância de 2 mm (dois milímetros) de lado a lado da linha dos quadros.

 

§ 5º O subtítulo de quadro e o título de subquadros deverão estar alinhados à esquerda da margem superior interna do enquadramento, podendo estar centralizados quando for para indicarem o desdobramento dos mesmos.

 

Art. 20. O quadro para preenchimento de múltipla escolha ficará sempre à esquerda do item correspondente, alinhado pela sua parte inferior com a base da linha.

 

Parágrafo único. O quadro de que trata o caput deste artigo é registrado pelo título correspondente.

 

Art. 21. Os quadros complementares dos impressos que contêm margem de arquivamento serão alinhados pela expressão ESTADO DE SANTA CATARINA ou pelo nome das empresas públicas ou sociedades de economia mista.

 

Art. 22. O preenchimento, em qualquer caso, deverá obedecer aos seguintes procedimentos:

 

I – não deve existir espaço entre as letras de cada palavra nem entre o sinal de pontuação e a palavra antecedente;

 

II – deve existir espaço entre palavras e entre sinais de pontuação e a palavra seguinte;

 

III – deve haver entrelinhamento simples entre as linhas de cada parágrafo e entrelinhamento duplo entre os parágrafos;

 

IV – as margens esquerda e direita deverão ser justificadas, observado o adentramento de parágrafos; e

 

V – o destaque de palavra ou grupo de palavras deve ser feito em negrito ou caixa-alta.

 

Art. 23. Os formulários eletrônicos e os emitidos por sistemas informatizados deverão obedecer ao formato estabelecido pela padronização estadual definida neste Decreto.

 

Art. 24. Fica a SEA, por meio da DIOESC, encarregada de elaborar e manter atualizada a padronização dos impressos oficiais e documentos.

 

Parágrafo único. A extinção, alteração e criação de impressos oficiais somente será efetuada por meio de Portaria do Secretário de Estado da Administração.

 

Art. 25. Os servidores que, na esfera de suas atribuições, descumprirem os preceitos deste Decreto ficam sujeitos à responsabilidade administrativa e civil, na forma da lei.

 

Art. 26. Os casos omissos serão solucionados pelo Secretário de Estado da Administração, a quem compete decidir quanto às modificações julgadas necessárias, bem como promover sua efetivação.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS E FINAIS

 

Art. 27. Fica a SEA autorizada a:

 

I – expedir normas e instruções complementares, com vistas a conferir melhor desempenho às atividades do SGDPO;

 

II – convocar os titulares dos órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais para participar de reuniões, fóruns e debates, objetivando o aperfeiçoamento e disciplinamento das ações inerentes ao Sistema; e

 

III – propor a revogação de atos administrativos que estiverem em desconformidade com as normas estabelecidas neste Decreto e nas instruções emanadas do órgão central do Sistema.

 

Art. 28. Fica o órgão central do SGDPO autorizado a proceder às inspeções nos órgãos setoriais, setoriais regionais e seccionais para manutenção do controle técnico e cumprimento das finalidades do Sistema, bem como a requisitar informações, no que couber, às empresas públicas e sociedades de economia mista, de acordo com a legislação em vigor.

 

Art. 29. Fica assegurada aos servidores da área de gestão documental e publicação oficial a contínua e permanente capacitação em ferramentas tecnológicas, técnicas de gestão e assuntos relacionados com sua área específica de atuação.

 

Parágrafo único. A capacitação de que trata o caput deste artigo se dará por eventos planejados, executados e avaliados pelo Sistema Administrativo de Gestão de Pessoas.

 

Art. 30. A aquisição de impressos gráficos será feita, com estrita observância ao disposto neste Decreto, diretamente pelos órgãos e entidades interessados, ressalvada a hipótese de centralização do processo licitatório promovida pela SEA.

 

Art. 31. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

 

Art. 32. Ficam revogados:

 

I – o Decreto nº 3.577, de 7 de outubro de 2005; e

 

II – o Decreto nº 1.975, de 9 de dezembro de 2008.

 

Florianópolis, 7 de fevereiro de 2018.

 

JOÃO RAIMUNDO COLOMBO

Governador do Estado

 

NELSON ANTÔNIO SERPA

Secretário de Estado da Casa Civil

 

MILTON MARTINI

Secretário de Estado da Administração

 

 

ANEXO ÚNICO