PORTARIA nº 536 – 13/09/2017

 

Dispõe sobre os prontuários dos servidores públicos civis do Estado de Santa Catarina e dá outras providências.

 

O SECRETÁRIO DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO, no uso das suas atribuições que lhe confere o art. 57, inciso I, da Lei Complementar n° 381/2007 e o que consta nos autos do processo SEA 8898/2017;

 

Considerando a Resolução CFM nº 1.638, de 10.07.2002, que define “prontuário médico como o documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre os membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo”;

 

Considerando que a partir da Resolução CFM nº 1.638/2002, passou a ser obrigatória a designação de Comissão de Revisão de Prontuários nos estabelecimentos e/ou instituições de saúde que prestam assistência médica (tratamento de doenças e prevenção da saúde), sem que a obrigatoriedade seja estendida aos órgãos e entidades responsáveis pela verificação de capacidade laboral em avaliação pericial;

 

Considerando ser o órgão médico oficial formado pelo conjunto de profissionais da área da saúde com competências e atribuições em função pericial, cujo ato profissional é assegurado na legislação;

 

Considerando ser a avaliação médica e multiprofissional meio para a definição da capacidade laborativa do servidor público civil, acolhendo para tanto conceitos e critérios legais e que estão padronizados na área de gestão de saúde do servidor;

 

Considerando ser competência da Gerência De Perícia Médica (GEPEM), da Diretoria de Saúde do Servidor (DSAS), da Secretaria de Estado da Administração (SEA), garantir a correta guarda das informações constantes nos prontuários dos servidores públicos civis, independente do método de armazenamento e a forma de manuseio; e,

 

Considerando ser imperioso à Administração Pública obter padrões de excelência pela condução de melhores práticas:

 

RESOLVE:

 

Art. 1º O prontuário dos servidores públicos civis é um conjunto de documentos de registro da avaliação pericial, com base em documentos emitidos pelo médico assistente, em resultados de exames complementares e/ou a partir de fatos apresentados sobre as condições de saúde e a capacidade laborativa do avaliado, de caráter legal e sigiloso, para fins de enquadramento em benefício pericial ou situação legal relacionada, e para elucidação de questões jurídicas e éticas da evolução do periciado.

 

Art. 2º Pertence ao Estado de Santa Catarina, a guarda dos prontuários e seus respectivos documentos de análise para definição de concessão ou indeferimento de benefício pericial ou para atender situação legal.

 

§ 1º Os documentos constantes no prontuário, emitidos pela Administração Pública e apresentados pelo servidor para comprovação de patologia ou registro de situação alegada, deverão estar padronizados, ordenados e organizados.

 

§ 2º O prontuário preservará a privacidade do servidor público civil e garantirá a adoção das normas estabelecidas na legislação vigente e no Código de Ética Médica.

 

§ 3º O prontuário deverá estar permanentemente disponível ao servidor público civil de modo que, quando solicitado formalmente por ele, permita-lhe o fornecimento de cópias certificadas como originais.

 

§ 4º Os dados contidos no prontuário só poderão ser divulgados ao servidor a que pertence ou por decisão judicial.

 

§ 5º Excetua-se o disposto no § 4º deste artigo, quando se tratar de servidor público civil estadual falecido, podendo ser fornecidas cópias certificadas como originais do prontuário aos sucessores legítimos em linha reta ou colateral até o quarto grau, desde que requerido formalmente e comprovado o vínculo familiar, em conformidade com o que consta na Recomendação CFM nº 3/14, de 28.03.2014.

 

§ 6º Os processos de microfilmagem e de digitalização dos prontuários deverão estar em conformidade com a legislação federal e estadual em vigor e em conformidade com o disposto na Resolução CFM nº 1.821, publicado no Diário Oficial da União de 23.11.2007.

 

Art. 3º Ao Setor de Gestão Documental, Unidade Administrativa da Gerência de Perícia Médica, compete:

 

I - seguir os procedimentos definidos na Instrução Normativa nº 09/2007, de 05.10.2007, e demais instrumentos legais correlatos, quanto à destinação da documentação oficial produzida, recebida e constante no prontuário, os prazos previstos na Tabela de Temporalidade para transferência, recolhimento e eliminação de documentos e as medidas a serem observadas no recolhimento dos documentos permanentes;

 

II - administrar e controlar a padronização da documentação constante no prontuário, devendo sugerir, sempre que necessário, a emissão de orientações técnicas às Unidades de Saúde do Servidor;

 

III - indicar, em conjunto com o Setor de Arquivo da Gerência de Perícia Médica, protocolos e critérios de produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico dos prontuários;

 

IV - promover a organização permanente dos documentos constantes nos prontuários, seguindo protocolos e critérios técnicos;

 

V - orientar as Unidades de Saúde do Servidor sobre os protocolos e critérios a serem adotados na produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico dos prontuários;

 

VI - emitir relatório das ações adotadas, conforme formatação definida pela Gerência de Perícia Médica, sempre que solicitado;

 

VII - elaborar, sob a coordenação do Supervisor Médico da Gerência de Perícia Médica, orientação técnica, que deverá ser publicada no www.portaldoservidor.sc.gov.br e, sempre que atualizada, informar às Unidades de Saúde do Servidor.

 

Art. 4º Ao Setor de Arquivo, Unidade Administrativa da Gerência de Perícia Médica, compete:

 

I - garantir a otimização dos espaços físicos e a racionalização na guarda dos prontuários, contribuindo com a redução dos custos operacionais;

 

II - indicar, em conjunto com o Setor de Gestão Documental da Gerência de Perícia Médica, protocolos e critérios de produção, tramitação, acondicionamento e armazenamento físico dos prontuários;

 

III - assegurar a preservação e a conservação do patrimônio documental disponíveis nos prontuários;

 

IV - garantir, com segurança, o acesso a quem de direito aos prontuários.

 

Art. 5º Cabe ao Gerente e ao Supervisor Médico, ambos da Gerência de Perícia Médica, supervisionar a observância e o cumprimento do disposto nesta Portaria.

 

Ficam revogadas a Portaria nº 718, de 01.10.2008, publicada no Diário Oficial do Estado de 03.10.2008, e a Portaria nº 193, de 18.04.2013, publicada no Diário Oficial do Estado de 29.04.2013.

 

NELSON CASTELLO BRANCO NAPPI JUNIOR

Secretário de Estado da Administração e.e