INSTRUÇÃO NORMATIVA SEF n° 02, de 12 de dezembro de 2016.

 

Uniformiza os atos e procedimentos adicionais a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Administrativo de Controle Interno do Poder Executivo Estadual por ocasião da prestação de contas anual junto ao Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina.

 

A SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA, Órgão Central do Sistema Administrativo de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, no uso de suas atribuições conferidas pelo § 1º do art. 150 da Lei Complementar nº 381, de 07 de maio de 2007 e incisos I e II do art. 24 do Decreto nº 2.056, de 20 de janeiro de 2009;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º Aprovar Norma Procedimental para apresentação dos Relatórios de Controle Interno, relativos ao exame da Prestação Anual de Contas de Gestão do exercício de 2016, às unidades administrativas responsáveis pelas atividades de controle interno que compreendem o Sistema Administrativo de Controle Interno na proposição do art. 3º, incisos III a V do Decreto nº 2.056 de 20 de janeiro de 2009, na forma do Anexo I desta Instrução.

 

Art. 2º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Florianópolis (SC), 12 de dezembro de 2016.

 

Antonio Marcos Gavazzoni

Secretário de Estado da Fazenda

 

ANEXO I

 

NORMA PROCEDIMENTAL PARA APRESENTAÇÃO DOS RELATÓRIOS DE CONTROLE INTERNO, RELATIVOS AO EXAME DA PRESTAÇÃO ANUAL DE CONTAS DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2016.

 

1. Aspectos Gerais

 

Esta Norma Procedimental tem por objetivo orientar os responsáveis pelo controle interno e gestores dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Controle Interno no âmbito do Poder Executivo Estadual, nos termos da Instrução Normativa nº TC 20, de 31 de agosto de 2015 e suas alterações.

 

1.1 Para os fins do disposto nesta Norma considera-se:

 

I Sistema de Controle Interno (SCI): conjunto de unidades técnicas, articuladas a partir de um órgão central de coordenação, orientadas para o desempenho das atribuições de controle interno.

 

II Unidade de Controle Interno (UCI): denominação utilizada para identificar a Unidade Organizacional responsável por avaliar os procedimentos dos atos praticados com as normas vigentes e princípios constitucionais objetivando, no âmbito da Unidade Gestora (UG), o aperfeiçoamento e melhoria dos controles internos. Para fins desta IN as Unidades de Controladoria, Auditoria Interna e assemelhadas das Empresas Estatais Dependentes abrangidas pelo Decreto nº 2.056/2009 serão tratadas como UCIs.

 

III Unidade Jurisdicionada (UJ): terminologia utilizada pelo TCE e pelo Sistema de Controle Interno para fazer referência à UG que deve apresentar o Processo de Prestação de Contas Anual de Gestão no corrente exercício.

 

IV Papéis de Trabalho: quaisquer documentos que comprovem a realização dos procedimentos de controle e a exatidão das informações apresentadas.

 

V Prestação Anual de Contas de Gestão (PCG) - conjunto de informações individualizadas relativas à UJ, sobre a execução do orçamento e dos atos administrativos correspondentes. Para organização e composição, as UJs devem seguir as determinações contidas na IN TC 20/2015 e nos normativos expedidos pelo Poder Executivo.

 

VI Relatório do Controle Interno (RCI) – relatório anual produzido pela UCI da UJ relativo ao exame da PCG, contendo, no mínimo, os elementos indicados no Anexo VII da IN TC 20/2015 e os indicados nesta IN.

 

VII Parecer do Controle Interno (PCI) – documento que formaliza a opinião do Órgão Central de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, fundamentado nas informações constantes no RCI emitido pela UCI setorial ou seccional, conforme § 1º do art. 16 da IN TC 20/2015.

 

VIII Relatório de Gestão (RG) – relatório anual que demonstra a execução da programação orçamentária e o cumprimento das metas físicas, bem como avalia os resultados da atuação da UJ na realização de suas finalidades institucionais durante um exercício financeiro, conforme art. 14 da IN TC 20/2015.

 

2 Procedimentos a serem observados pela UJ responsável pela formalização e apresentação dos processos de Prestação Anual de Contas de Gestão

 

2.1 Prestação Anual de Contas de Gestão (PCG)

2.1.1 A PCG compreende o período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de cada exercício financeiro e será organizada pelo titular do órgão ou entidade com as peças indicadas no art. 10 da IN TC 20/2015, submetida em seguida à UCI para elaboração do RCI e emissão do parecer, conforme disposto no art. 16.

2.1.2 A UJ integrante do SCI poderá solicitar apoio aos Núcleos Técnicos, Diretoria de Contabilidade Geral (DCOG) e Diretoria de Auditoria Geral (DIAG), no sentido de dirimir dúvidas sobre a elaboração das peças sob sua responsabilidade.

 

2.2 Rol de responsáveis

2.2.1 A UJ integrante do SCI deverá atualizar os registros dos responsáveis do exercício de 2016, de que trata o art. 12 da IN/TC 20/2015, até o segundo dia útil de janeiro de 2017. Esses registros deverão conter as informações constantes no art. 13 da IN/TC 20/2015. O responsável pela unidade de Recursos Humanos da UJ deverá emitir documento, declarando que os responsáveis arrolados nas contas estão em dia com a obrigatoriedade de apresentação da Declaração de Bens e Rendas, em observância ao disposto nas Leis nº 8.730/93, nº 8.429/92 e outras normas estaduais[1].

 

2.3 Relatório de Gestão (RG)

2.3.1 O RG será elaborado pelo titular da UJ, e conterá as informações relacionadas no Anexo V da IN TC 20/2015, alterado pela Portaria TC 362/2016. O RG e pareceres de órgãos e conselhos serão  confeccionados em meio documental e digitalizados a partir do original, devendo ser assinados eletronicamente, por meio de certificação digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), pelo titular do órgão ou entidade, que deve apresentar a prestação de contas. Ainda que existam itens aplicáveis à natureza jurídica da UJ para os quais não haja informações a relatar, esta menção deverá constar do RG da unidade. A ausência de menção, no relatório de gestão apresentado pela UJ, às informações estabelecidas no Anexo V da IN TC 20/2015 ensejará o registro no RCI e ressalva no parecer.

2.3.2 A UJ poderá solicitar o apoio da UCI setorial ou seccional, bem como da unidade de serviços contábeis, do órgão ou entidade no sentido de dirimir dúvidas sobre a elaboração das peças sob sua responsabilidade.

 

2.4 Demonstrativos Contábeis - Os processos de prestação de contas conterão os balanços e demonstrativos contábeis exigidos pelas Leis nº 4.320, de 17 de março de 1964, e nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, conforme o caso.

2.4.1 As demonstrações contábeis dos órgãos e das entidades serão geradas conforme orientações emitidas pela DCOG. Esses demonstrativos devem ser atualizados em conformidade com as Normas de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, emitidas pelo Conselho Federal de Contabilidade e pela Secretaria do Tesouro Nacional, do Ministério da Fazenda.

2.4.2 Os demonstrativos contábeis serão assinados eletronicamente pelos titulares do órgão ou da entidade e pelos contadores, do exercício a que se referem os documentos, por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

2.4.3 Os responsáveis pela contabilidade emitirão relatório e parecer de conformidade contábil atestando a representação fidedigna das demonstrações contábeis no que tange à aplicação das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público (NBC TSP) e das normas emitidas pela Secretária do Tesouro Nacional (STN).

2.4.4 O parecer de conformidade contábil de que trata o subitem anterior deverá ser emitido de acordo com as seguintes situações:

2.4.4.1 sem restrição:

a) quando as demonstrações contábeis não apresentarem inconsistências ou desequilíbrios;

b) quando não houver contas contábeis com o saldo invertido nem inconsistências nas equações contábeis sem a devida justificativa;

c) quando a UJ tenha registrado a conformidade dos registros de gestão de todos os dias em que ocorreram registros contábeis.

2.4.4.2 com restrição:

a) quando houver inconsistências e desequilíbrios nas demonstrações contábeis;

b) quando a UJ possuir contas com o saldo invertido ou inconsistências nas equações contábeis injustificadamente;

c) falta do registro, pela unidade gestora, da conformidade de registros de gestão; ou

d) quando houver quaisquer inconsistências que comprometam a qualidade das informações contábeis, observadas as notas técnicas e as orientações publicadas pela DCOG.

 

2.4.5 O modelo do relatório e parecer de conformidade contábil será disponibilizado no sítio da Secretaria de Estado da Fazenda. 

 

2.5 Relatório do Controle Interno (RCI)

2.5.1 O RCI será emitido pelo responsável pelo Controle Interno da unidade gestora da Administração Direta do Poder Executivo Estadual; e pelos responsáveis pelas Controladorias, Auditorias Internas e unidades assemelhadas das Empresas Estatais Dependentes.

2.5.2 Deverão ser mantidos, anexos ao RCI, no órgão ou entidade, todos os papéis de trabalho que serviram de suporte às informações.

2.5.3 Serão considerados para a emissão do RCI acerca da PCG:

2.5.3.1 a situação detectada na conformidade contábil mensal dos atos e fatos ocorridos no órgão ou entidade e a situação de atendimento;

2.5.3.2 o Planejamento Anual de Atividades do Controle Interno;

2.5.3.3 a emissão de informações e pareceres;

2.5.3.4 as solicitações de ações corretivas emitidas por meio de comunicações internas e a situação de atendimento;

2.5.3.5 as demandas do SCI encaminhadas pela DIAG ou DCOG;

2.5.3.6 a emissão de RCI Bimestrais.

2.5.4 O registro da conformidade contábil COM RESTRIÇÕES, conforme disposto na Instrução Normativa SEF nº 001, 22 de dezembro de 2014, ensejará o registro no RCI e ressalva no parecer.

2.5.5 O modelo de RCI a ser adotado nas UCIs será disponibilizado no sítio oficial da Secretaria de Estado da Fazenda – SEF.

2.5.6 A SEF disponibilizará também em seu sítio oficial, instruções quanto ao conteúdo mínimo e preenchimento do RCI.

2.5.7 São instrumentos de comunicação adotados pelo Controle Interno:

2.5.7.1 Informação – documento que tem por finalidade sistematizar os trabalhos e verificações realizados no exercício em análise, contendo os achados devidamente caracterizados pela indicação da situação de impropriedade e/ou irregularidade encontrada e o critério legal/operacional adotado para a verificação, devidamente acompanhado dos papéis de trabalho que comprovam as conclusões apresentadas pelo responsável da UCI.

2.5.7.2 Parecer – documento que contém a manifestação acerca do cumprimento das normas legais e regulamentares referentes ao tema avaliado.

2.5.7.3 Comunicação Interna – documento que cientifica o gestor máximo de situações de impropriedades e/ou de irregularidades constatadas no exercício analisado, solicitando ação corretiva, bem como oportunidades de melhoria. Também tem por finalidade registrar e formalizar aos servidores a verificação de inconsistência nos controles administrativos e acompanhar as providências, as justificativas e a efetividade das recomendações formuladas.

 

2.6 Parecer do Controle Interno (PCI)

2.6.1 O Órgão Central de Controle Interno, por intermédio da DIAG, emitirá parecer fundamentado nas informações constantes no RCI emitido pela UCI setorial ou seccional conforme § 1º do art. 16 da IN TC 20/2015. O dirigente máximo da UJ, o contador e os responsáveis pelos atos mencionados nos artigos 14, 15 e 16 da IN TC 20/2015 respondem perante o Tribunal de Contas pela fidedignidade das informações, documentos e demonstrativos contidos na prestação de contas, no limite de suas responsabilidades e atribuições legais.

2.6.2 A DIAG poderá requisitar, a qualquer tempo, documentos e informações para integrar e subsidiar o PCI.

2.6.3 O Parecer emitido pela DIAG poderá conter opinião pela:

2.6.3.1 REGULARIDADE, quando as informações contidas no RCI expressarem, de forma clara e objetiva, o cumprimento de todos os quesitos exigidos no Anexo VII da IN TC 20/2015.

2.6.3.2 REGULARIDADE COM RESSALVAS, quando as informações contidas no RCI evidenciarem impropriedades ou qualquer outra falha de natureza formal.

2.6.3.3 IRREGULARIDADE, quando as informações contidas no RCI evidenciarem uma das seguintes ocorrências: a) omissão no dever de prestar contas; b) prática de ato de gestão ilegítimo ou antieconômico, ou grave infração à norma legal ou regulamentar de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial; c) dano ao erário decorrente de ato de gestão ilegítimo ou antieconômico injustificado; e d) desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores públicos.

2.6.3.4 ABSTENÇÃO DE OPINIÃO, quando ocorrer a ausência de solicitação do parecer, de encaminhamento dos documentos necessários pela UJ ou inobservância dos prazos estabelecidos publicados pelo Poder Executivo impossibilitando a análise e emissão do Parecer deste Órgão Central do SCI sobre a Conformidade dos Atos da Gestão e operações realizadas no exercício analisado.

2.6.4 Os órgãos/entidades poderão utilizar o modelo de ofício disponibilizado no sítio oficial da SEF, para solicitação do parecer à DIAG.

2.6.5 A solicitação do PCI caberá à UJ, mediante protocolização na DIAG.

2.6.6 O RCI constitui documento obrigatório e indispensável a ser apensado ao ofício de solicitação do PCI.

 

3. Dos prazos e condições para entrega dos processos de PCG

3.1. Para a composição das peças da PCG, o titular da UJ, o contador e o responsável pela UCI deverão observar os prazos estabelecidos no Cronograma de atividades para elaboração da Prestação de Contas Anual de Gestão contido no Decreto que dispõe sobre os procedimentos para o fechamento orçamentário, financeiro e contábil, mensal e anual.

3.2. Os responsáveis pelos serviços contábeis das unidades gestoras obedecerão os prazos estabelecidos no Decreto que dispõe sobre os procedimentos para o fechamento orçamentário, financeiro e contábil, mensal e anual.

3.3. O titular da UJ encaminhará à UCI, o processo de PCG autuado no SGP-e ou equivalente, até a data limite definida no item 4 do Cronograma de atividades para elaboração da Prestação de Contas Anual de Gestão.

3.4. O processo contendo a PCG somente será recebido pelo responsável da UCI da UJ se estiver constituído da totalidade das peças exigidas na IN TC 20/2015 e neste normativo. A ausência de qualquer das peças previstas, ensejará o imediato retorno do processo para as devidas correções.

3.5. As UJs deverão adotar as seguintes providências com relação à emissão do RCI anual:

3.5.1. atendimento às solicitações do responsável pela UCI  mediante apresentação de manifestações, documentos e informações que possibilitem a análise e a formação de opinião até o encerramento dos trabalhos;

3.5.2. atendimento às comunicações emitidas pelo responsável pela UCI, das quais constam proposições de ações corretivas sobre questões pontuais de natureza não postergável ou recomendações que mereçam atenção imediata, antes mesmo do término dos trabalhos e expedição definitiva do RCI;

3.5.3. coleta e apresentação, quando for o caso, de manifestações, justificativas e esclarecimentos de componentes do rol de responsáveis da UJ, ainda que não estejam mais em exercício na UJ, responsabilizados por fatos que venham a ser apresentados no RCI.

3.6. O dirigente máximo da UJ ao receber o RCI terá, a partir dessa data, o prazo improrrogável de 3 (três) dias úteis para a apresentação de esclarecimentos e manifestações adicionais sobre os pontos constantes no referido relatório.

3.7. Findo esse prazo, será encerrado o RCI sobre a PCG do exercício financeiro de 2016. Na hipótese da UJ não apresentar ao longo do período, informações ou documentos considerados essenciais pelos responsáveis pela UCI ou efetuar esta disponibilização apenas parcialmente, este fato será consignado no RCI. Esta ocorrência implicará em registro de ressalva no PCI, configurando-se em descumprimento do art. 3º, § 1º do Decreto nº 1.670/2013.

3.8. O descumprimento dos prazos e condições estabelecidos no Cronograma de atividades para elaboração da PCG ensejará registro no RCI  e ressalva no PCI.

3.9. A UJ solicitará o parecer do órgão Central de Controle Interno de que trata o item 2.6 deste normativo, encaminhando ofício juntamente com o RCI, até a data limite estabelecida no item 6 do Cronograma de atividades para elaboração da PCG.

3.10. O descumprimento das condições estabelecidas no item 3.9, ensejará registro de ressalva ou abstenção de opinião no PCI.

3.11. A remessa ao TCE/SC, pelos titulares das UJs, da PCG, do RCI e do PCI será feita por meio informatizado, via sistema corporativo do TCE/SC, atendendo aos prazos contidos no art. 9º, § 5º e no art. 10, § 6º da IN TC 20/2015.